Registro de pagos y vinculación con documentos de devengo
Finalidad
Registro de ingresos y salidas de fondos, así como su vinculación con los documentos de devengo (órdenes y facturas).
El artículo describe los documentos de pago disponibles, las operaciones admitidas y el mecanismo de vinculación de pagos con los documentos contables.
Documentos de registro de pagos
Los pagos se registran mediante los siguientes documentos:
- Transferencia bancaria entrante
- Transferencia bancaria saliente
- Recibo en efectivo
- Pago en efectivo
- Transferencia cripto entrante
- Transferencia cripto saliente
Los documentos «Transferencia cripto entrante» y «Transferencia cripto saliente» están disponibles solo si en los ajustes del sistema está activada la opción
«Usar pagos en criptomonedas».
El conjunto de campos obligatorios y de operaciones disponibles depende del documento seleccionado y del tipo de operación.
Operaciones de documentos de ingreso
Cobro del cliente
Escenario habitual, operación por defecto.
Opciones de vinculación disponibles:
- En la pestaña «Concepto del pago» puedes vincular previamente el pago con una orden de venta.
En este caso, cambia el estado de pago de la orden. - En la pestaña «Facturas» puedes vincular el pago con facturas emitidas ya registradas.
La vinculación del pago con una factura modifica el estado de pago de la factura
y, si existe una orden, también el estado de pago de dicha orden.
Devolución de pago del proveedor
El proveedor devuelve fondos previamente abonados, por ejemplo:
- pago en exceso;
- reclamación;
- devolución de mercancía;
- servicio no prestado.
Si para la operación existía una factura recibida, el proveedor debe emitir una factura rectificativa.
Esta rectificación debe registrarse en el sistema a partir de la factura original.
Transferencia de fondos propios a cuenta bancaria
Se utiliza para el control de movimientos internos de fondos:
- de la caja a la cuenta bancaria y viceversa;
- entre distintas cuentas de la misma empresa.
La tabla del documento se rellena con documentos:
- Transferencia bancaria saliente;
- Pago en efectivo,
en los modos correspondientes.
Antes de rellenar la tabla, indica el campo «Responsable»; se utiliza para la búsqueda de documentos.
Otros ingresos
Se utiliza para operaciones no relacionadas con cobros:
- devoluciones de impuestos;
- devoluciones de recargos y sanciones;
- otros ingresos.
Normalmente lo registra el contable.
Es obligatorio indicar las cuentas contables.
Disposición de fondos de la línea de crédito
La operación está disponible solo si en los ajustes está activada la opción
«Usar pagarés, líneas de crédito, factoring y confirming».
Operaciones de documentos de salida
El conjunto de operaciones es análogo al de los documentos de ingreso.
Pago al proveedor
Escenario habitual, operación por defecto.
Opciones de vinculación disponibles:
- En la pestaña «Concepto del pago» puedes vincular previamente el pago con una orden de compra.
En este caso, cambia el estado de pago de la orden. - En la pestaña «Facturas» puedes vincular el pago con facturas recibidas.
La vinculación del pago con una factura modifica el estado de pago de la factura
y, si existe una orden, también el estado de pago de dicha orden.
Devolución de pago al cliente
Se utiliza para devolver fondos al cliente en los casos siguientes:
- pago en exceso;
- reclamación;
- devolución de mercancía;
- servicio no prestado.
Si para la venta existía una factura emitida, es necesario registrar una factura rectificativa
a partir de la factura original.
Transferencia de fondos propios a cuenta bancaria / a caja
Se utiliza para registrar la salida de fondos en transferencias internas.
Para registrar la entrada de fondos es necesario crear un documento de ingreso
con la operación «Transferencia de fondos propios a cuenta bancaria».
Transferencia de fondos propios a caja
Operación análoga a la anterior.
Para registrar la entrada de fondos es necesario crear un documento de ingreso
con la operación «Transferencia de fondos propios a caja».
Para más información, consulta el artículo:
Transferencia de fondos entre cuentas propias
Pago de impuestos
La operación se utiliza para registrar el pago de impuestos.
La tabla del documento se rellena con las declaraciones a las que corresponde el pago.
Otros gastos
Se utiliza para operaciones no relacionadas con pagos habituales:
- recargos;
- sanciones;
- otros gastos.
Normalmente lo registra el contable.
Es obligatorio indicar las cuentas contables.
Reembolso de fondos de la línea de crédito
La operación está disponible solo si en los ajustes está activada la opción
«Usar pagarés, líneas de crédito, factoring y confirming».
Documentos equivalentes
El mismo conjunto de operaciones está disponible en los documentos:
- Transferencia cripto entrante
- Transferencia cripto saliente
- Recibo en efectivo
- Pago en efectivo
Vinculación de pagos con documentos de devengo
En los escenarios habituales:
- los ingresos se vinculan con facturas emitidas;
- las salidas se vinculan con facturas recibidas.
La vinculación se realiza en la pestaña «Facturas», disponible en los modos de:
- pagos;
- devoluciones a clientes y proveedores.
Mecanismo de selección de facturas
- Los documentos de devengo se seleccionan automáticamente mediante el botón «Actualizar»,
cuando en la parte superior del documento están indicados el emisor y el receptor del pago. - Puedes seleccionar varias facturas e indicar qué parte (normalmente el 100 %) cubre el pago.
La misma funcionalidad está disponible en las facturas, en la pestaña «Pagos».
La vinculación entre facturas y pagos puede modificarse hasta el cierre del ejercicio,
incluso si la edición de las facturas ya no está disponible porque han sido incluidas
en declaraciones fiscales o transmitidas mediante la integración con la AEAT.
Integración bancaria
La herramienta de integración bancaria permite importar automáticamente las transacciones de las cuentas bancarias y crear los documentos contables correspondientes en el sistema.
Según los ajustes y el escenario seleccionado, el procesamiento de las operaciones bancarias puede realizarse:
- manualmente — el usuario analiza las transacciones y crea los documentos;
- de forma semiautomática — mediante plantillas para operaciones habituales;
- de forma automática — mediante asistentes que crean los documentos según reglas de conciliación.
Los documentos creados a través de la integración bancaria participan en el mecanismo general de registro de pagos y pueden vincularse con órdenes y facturas.
Para más información sobre la configuración y el uso de la integración bancaria, consulta el artículo:
Integración bancaria