Registro de ingresos - Factura emitida
1. Introducción
En esta lección te explicaremos cómo registrar los ingresos como autónomo en el programa 1C:Gestión Integral, crear facturas emitidas y controlar tus obligaciones fiscales.
2. Creación de una factura emitida
2.1 Creación de una nueva factura y navegación
Para registrar una factura emitida, ve a la sección «Ventas» → «Factura emitida». En esta ventana se mostrarán todas tus facturas registradas. Por ahora está vacía, ya que no se ha creado ninguna factura. Vamos a crear tu primera factura en el sistema.
Para ello, haz clic en «Crear».
Se abrirá una nueva ventana con el título Factura emitida (creación).
Puedes ver todas las ventanas abiertas en la parte superior en forma de pestañas. Puedes navegar entre las pestañas abiertas haciendo clic en ellas con el ratón. A la derecha de la pestaña hay un icono Cerrar. Para facilitar la navegación en el sistema, puedes cerrar las pestañas que no uses si hay demasiadas abiertas.
2.2 Botones y secciones principales de la factura emitida
La primera vez que rellenes una factura, tendrás que introducir muchos datos. En el futuro, la creación de facturas será mucho más sencilla. Podrás copiar facturas ya creadas y también seleccionar de la lista las tarjetas de Cliente y Productos o Servicios que ya hayas creado.
Para crear una factura emitida, debes rellenar todos los campos obligatorios, que están subrayados en rojo. No te preocupes si olvidas rellenar algún campo, el sistema te lo indicará mostrando un error al intentar procesar la factura. Lo importante es que los datos que introduzcas sean correctos, así que presta atención al introducirlos. Si cometes un error o una errata, no pasa nada, los datos se pueden editar posteriormente, pero es importante que todas las correcciones necesarias se realicen en el sistema antes del inicio del período de declaración, para que el sistema calcule correctamente tus obligaciones fiscales.
Las pestañas que debes rellenar son Principal, Productos y servicios y Condiciones de pago. Las demás secciones son adicionales. Por ejemplo, en la pestaña Cuentas contables e impuestos verás el cálculo de los impuestos de tu factura. Y en la pestaña Pagos se mostrará el ingreso de fondos en la cuenta bancaria del cliente, que se puede vincular a esta factura.
Botones principales:
- Guardar: este botón guarda el documento con los cambios realizados.
- Procesar: significa que la factura se acepta para la contabilidad y la declaración de impuestos en el programa.
- Procesar y cerrar: acepta la factura y cierra el documento.
Vamos a proceder a rellenar la factura.
3. Pestaña Principal. Fecha y tarjeta del Cliente
3.1 Selección de la fecha
Deja el campo Número de documento vacío, el número de la factura se asignará automáticamente.
Selecciona la Fecha de la factura.
Para que el sistema calcule correctamente los impuestos de la factura y genere las declaraciones fiscales correctas, debes introducir en el sistema todas tus facturas emitidas desde el inicio del año en curso. Si te registraste como autónomo este año, indica todos los ingresos y facturas desde el inicio de tu actividad.
Por defecto, la fecha se establece como la actual. Si estás registrando una factura de un período anterior, cambia la fecha haciendo clic en el icono del calendario. La fecha de aceptación contable cambiará automáticamente según la fecha de la factura.
3.2 Creación de la tarjeta del Cliente
A continuación, debes introducir los datos de tu cliente creando una tarjeta de cliente.
En la línea «Cliente», abre la lista desplegable y selecciona «Mostrar todo». Aquí verás que algunas entradas ya están predeterminadas. Aquí también se mostrarán todas las entradas que hayas creado de tus deudores. Para crear una entrada de Cliente, necesitas tener los siguientes datos: su nombre y apellido, tal como aparecen en los documentos, si es una persona física, o el nombre completo de la empresa si tu cliente es una persona jurídica. También es importante conocer el número de identificación fiscal y la dirección de registro.
En caso de que hayas prestado un servicio o vendido un producto a una persona física y no tengas posibilidad de conocer su información fiscal, puedes seleccionar en la lista Acreedor o deudor desconocido - persona física no identificada.
Si no tienes una actividad que te permita realizar ventas al por menor, el importe de la factura a un comprador no identificado no debe superar 400 euros, IVA incluido. Si tienes este tipo de actividad, el límite permitido del importe de la factura es de 3000 euros, IVA incluido.
Crea la tarjeta de un nuevo cliente. Para ello, selecciona el campo «Deudores y acreedores» y haz clic en Crear.
Selecciona si el cliente es una persona jurídica o física.
Si el cliente está registrado en un país de la UE, primero debes verificar si la empresa está registrada en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
Para comprobar si tu contraparte está registrada en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y tiene un Número de IVA de la UE, abre un navegador y escribe en la barra de búsqueda "VIES VAT number validation". Luego, ve al sitio web oficial de la Comisión Europea. En la página, selecciona el país de residencia del cliente, introduce su número de identificación fiscal y haz clic en "Verificar". Si la contraparte está registrada en el ROI, en la ventana actualizada aparecerá el mensaje "Sí, número de IVA válido" en verde. Si no está registrada, aparecerá un mensaje rojo que dice "No, número de IVA no válido para transacciones transfronterizas dentro de la UE".
Si el cliente no está registrado en el ROI, debes indicarlo en la tarjeta del Cliente como persona física, incluso si es una empresa. En este caso, el sistema establecerá automáticamente el régimen fiscal de la operación por defecto como "Península y Baleares" y calculará el IVA de España.
Indica el país de registro. Haz clic en Mostrar todo y selecciona el país correspondiente de la lista, o introduce el código internacional del país o el nombre del país en español en la barra de búsqueda. Haz clic en Seleccionar.
Si tu cliente no está en España, aparecerá la línea Documento de identificación para la inspección fiscal, donde debes seleccionar el documento correspondiente. Si el cliente es residente en un país de la UE, debes introducir el número de identificación fiscal NIF-IVA (ROI) o, en caso contrario, indicar que es el número de identificación fiscal del país de registro e introducir su valor.
Para una empresa española o residente en España – persona física, introduce el número del documento fiscal NIF/NIE.
Introduce el Nombre completo de la empresa, tal como aparece en los documentos de registro, en el contrato o en la factura.
Información de contacto.
Para un correcto registro, introduce la Dirección de registro del cliente. Sin la dirección de registro, el sistema no podrá establecer correctamente el régimen fiscal de la operación y registrar la factura.
En caso de que no conozcas la dirección completa de tu cliente, asegúrate de introducir el país y la localidad, y para España el código postal para determinar automáticamente la Provincia. Si el país de tu contraparte es Rusia, ten cuidado, comprueba si tu producto o servicio está sujeto a sanciones.
Los demás campos no son obligatorios, introdúcelos si los necesitas en el futuro. La información de contacto aparecerá en tus facturas.
Después de introducir todos los datos necesarios, guarda la tarjeta del cliente haciendo clic en «Guardar y cerrar». Ahora puedes seleccionar este cliente de la lista de deudores haciendo clic en Seleccionar.
Selecciona la Dirección de facturación del cliente. Si el sistema no la ha completado automáticamente desde la tarjeta del cliente, selecciona de nuevo el cliente en el campo correspondiente. Si después de esto la dirección de facturación del cliente sigue sin aparecer, haz clic en Introducir, rellena todos los campos y haz clic en «Aceptar». La dirección de facturación determina el valor por defecto del campo "Régimen fiscal".
4. Pestaña Principal. Régimen fiscal de la operación
El sistema establece por defecto el régimen fiscal, analizando las condiciones del proveedor, el cliente y la geografía de la operación. En este caso, el sistema asume que se está registrando una operación de venta de mercancías, no cambies el valor de este campo si en tu factura hay al menos un producto.
Y para la venta de solo servicios a países fuera de la Unión Europea, otros países de la Unión Europea, operadores registrados de la Unión Europea, a las Islas Canarias, debes cambiar manualmente el valor del campo régimen fiscal según las siguientes reglas:
1: Venta de SOLO SERVICIOS a países fuera de la Unión Europea y a las Islas Canarias o Ceuta y Melilla: Selecciona en la lista y establece en el campo Régimen fiscal de la operación el valor «No sujeto a IVA» y luego selecciona y establece en el campo Razón de la no sujeción al IVA la alternativa «Por las normas de localización…».
2: Venta de SOLO SERVICIOS a otros países de la Unión Europea, solo a operadores registrados de la Unión Europea (tienen membresía en el ROI y Número de IVA): Selecciona en la lista y establece en el campo Régimen fiscal de la operación el valor «Inversión del sujeto pasivo» y luego, en el campo Razón de la no sujeción al IVA, introduce la línea «Inversión del sujeto pasivo (art. 6.1.m) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre».
En otros casos no cambies manualmente el régimen fiscal. Si tienes dudas o preguntas sobre el registro de impuestos en la factura emitida, consulta con un especialista que lleve tu contabilidad y presente las declaraciones.
5. Pestaña Principal. Configuración de impresión
Ahora configura los parámetros de impresión para esta factura.
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Si tu cliente está fuera de España, marca la casilla «Imprimir factura en formato internacional». En este caso, el documento contendrá texto tanto en español como en inglés.
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Si emites mensualmente una factura por servicios prestados durante el mes, puedes indicar el período de facturación en la factura, en la tabla, en la pestaña «Productos y servicios», añadiendo en las líneas de servicios las fechas de inicio y fin del período de facturación. Si deseas que el período de facturación aparezca en el formato impreso de la factura, marca la casilla correspondiente. Si no es necesario, deja el campo vacío.
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Si no deseas que en el formato impreso de la factura aparezca el estado de la factura respecto al pago (según los datos del sistema, no de la vida real), desmarca la casilla «Imprimir el importe a pagar».
Haz clic en Guardar para guardar los datos introducidos.
6. Pestaña Productos y servicios
6.1 Creación de la tarjeta de Producto/Servicio
A continuación, debes introducir los datos del producto o servicio. Para ello, abre la pestaña «Productos y servicios» y haz clic en «Añadir».
En la tabla aparecerá una nueva línea. Haz clic en «Mostrar todo» para abrir la lista de productos y servicios ya creados. En el futuro, al emitir facturas, podrás seleccionar las posiciones necesarias de esta lista. Si la posición que necesitas no está en la lista, haz clic en «Crear» para añadir una nueva.
No es obligatorio rellenar el campo «Grupo», solo se utiliza si deseas mantener un directorio jerárquico de productos y servicios.
Introduce el nombre del servicio o producto de manera que sea breve y comprensible. El nombre se puede introducir en ruso, español o inglés. Rellena solo un campo y luego activa la traducción automática haciendo clic en el botón «Sí» junto a los otros idiomas.
En español, el nombre del producto o servicio debe corresponder a tu actividad y ser correcto. Si dudas de la traducción automática, utiliza un diccionario contextual o consulta con el contable que lleva tu contabilidad.
Selecciona el tipo correspondiente: «Producto» o «Servicio».
Selecciona la unidad de medida del producto o servicio del directorio estándar. Ante cualquier duda, consulta con el contable.
La tasa de IVA se establece automáticamente en 21%. En la tarjeta del producto o servicio, la tasa de IVA debe establecerse como se aplica para las operaciones dentro de la Península y Baleares. No la cambies por la geografía de la operación: ventas a otros países de la UE, fuera de la UE o a las Islas Canarias. Al vender a otros países de la UE, fuera de la UE o a las Islas Canarias, el sistema aplicará automáticamente la tasa de IVA correspondiente.
Selecciona el grupo contable de la lista desplegable. Haz clic en «Mostrar todo» y selecciona «Trabajos y servicios de la actividad principal». El grupo contable es obligatorio. Determina las reglas de registro contable automático de los documentos: establece por defecto las cuentas de ingresos y gastos para las operaciones de ventas y compras.
Haz clic en «Guardar y cerrar». Ahora selecciona el servicio creado haciendo doble clic en él o con el botón «Seleccionar».
6.2 Rellenado de la tabla de Productos y Servicios
- En la tabla, introduce la cantidad de unidades (o horas) en el campo debajo de la unidad de medida.
- Introduce el precio en el campo diagonalmente a la derecha. El importe total se calculará automáticamente como cantidad multiplicada por el precio.
Introduce el precio sin IVA y en la moneda EUR.
- Si emites una factura por un mes de trabajo, indica el período de facturación en los campos «Inicio» y «Fin» del período de facturación. Haz doble clic en la ventana y selecciona la fecha deseada haciendo clic en el Calendario. Puedes hacer que estos datos aparezcan en el formato impreso de la factura marcando el interruptor correspondiente en la pestaña «Principal», como se indicó anteriormente en la Configuración de impresión del documento.
Haz clic en «Guardar» para guardar los cambios realizados.
7. Pestaña Condiciones de Pago
7.1 Forma de pago
La última pestaña a rellenar es Condiciones de pago, donde debes seleccionar la forma en que se ha realizado o se realizará el pago.
Ve a la pestaña «Condiciones de pago» y en el campo Forma de pago selecciona la opción adecuada de la lista desplegable. Si el dinero ha sido recibido o debe ser recibido en tu cuenta, selecciona «Transferencia bancaria» e indica tu cuenta en el campo Cuenta bancaria del beneficiario.
Puedes registrar cualquier número de cuentas que utilices, incluyendo cuentas en sistemas de pago. El nombre de la cuenta aparecerá en el campo de selección rápida, tal como lo registraste al crear la tarjeta Mi empresa o al añadir la cuenta. Esta cuenta aparecerá en tu factura emitida, y en ella se recibirá el pago.
7.2 Plazo de pago
Ten en cuenta que por defecto se establece la condición de pago del 100% de prepago. Puedes cambiar esto y establecer diferentes condiciones, desde el prepago parcial hasta el pago posterior en varias etapas.
Configuración del plazo de pago.
- En el campo «Porcentaje de prepago» indica el porcentaje de prepago (por ejemplo, 50%), y distribuye el 50% restante en el calendario de pagos.
- Si no se requiere prepago, indica 0%, y el 100% restante a través del calendario de pagos.
Creación del calendario de pagos.
- En la sección «Tabla» haz clic en «Añadir» y añade una o varias líneas.
- Indica el porcentaje de pago o el importe fijo del pago.
- Define el número de días de plazo – en la columna «Fecha de pago» aparecerá la fecha límite para realizar el pago.
Hasta que llegue esta fecha, la factura no aparecerá en el informe de deudas pendientes.
Cómo ver las deudas pendientes.
Después de procesar, esta factura aparecerá en dos lugares:
- Ventas → Informes → Deudas por intervalos
- Finanzas → Informes → Deudas por intervalos
Cómo aparecen las deudas en los informes.
La factura aparecerá en dos líneas:
- Primera línea – importe del prepago (si está previsto). Si no se ha pagado a tiempo, al día siguiente estará vencido.
- Segunda línea – el importe restante con el plazo indicado.
Por ejemplo, si el prepago es del 50%, y el 50% restante debe pagarse en 25 días, el sistema mostrará:
- El importe del prepago como vencido si no se ha pagado a tiempo.
- El importe restante como aún no vencido (hasta que pasen 25 días).
Una vez pasado el plazo, la deuda pasará a estar vencida y se distribuirá en intervalos de 30, 60, 90 días.
7.3 Procesamiento de la factura
Si tienes una copia de esta factura que enviaste previamente a tu cliente en otro formato, adjúntala a la factura en el menú subordinado «Archivos adjuntos».
Ahora que todos los datos están introducidos, puedes aceptar la factura para su registro haciendo clic en «Procesar».
8. Pestaña Cuentas contables e Impuestos
En la factura procesada y no procesada, en la pestaña «Cuentas contables e impuestos» puedes ver los cálculos de impuestos de esta factura, que el sistema ha creado automáticamente.
Si la factura tiene un régimen fiscal diferente a «Península y Baleares», no habrá cálculos de impuestos en ella.
9. Información de la factura
La factura creada aparecerá en la sección Ventas → Factura emitida.
- Círculo rojo – la factura está procesada, pero el pago aún no está registrado en el sistema.
- Círculo gris – la factura está guardada, pero no está procesada. Para aceptarla para su registro, debes abrir la factura y hacer clic en «Procesar».
- Círculo verde – la factura está totalmente pagada.
Edición y eliminación de la factura.
Si necesitas cambiar los datos de la factura antes de registrar el pago, ábrela y realiza los cambios, luego haz clic en «Procesar y cerrar». Si has creado una factura por error, puedes eliminarla:
- Selecciona la factura.
- En el menú «Más» haz clic en «Cancelar procesamiento».
- En el menú «Más» selecciona «Marcar para eliminar».
- La factura se eliminará automáticamente en 24 horas.
10. Guardar la factura en el ordenador
Si necesitas enviar la factura a tu cliente, puedes guardarla en tu ordenador:
- Haz clic en el botón «Factura emitida» con el icono de impresora.
- Se abrirá el archivo de la factura para imprimir.
- Haz clic en el icono «Disquete» y selecciona el formato que prefieras (PDF, Excel o Word).
11. Copiar la factura
Si necesitas crear una factura por el mismo servicio o producto para el mismo cliente, no tendrás que introducir los datos de nuevo. Puedes simplemente copiar la factura ya creada:
- Abre Ventas → Factura emitida.
- Selecciona el documento que necesitas.
- Haz clic en «Más» → «Copiar» (F9) o utiliza el botón de copiar.
- En el nuevo documento, cambia la fecha y, si es necesario, ajusta el importe.
- Haz clic en «Procesar y cerrar».
Este método es útil si tienes clientes habituales. Usando el método de copiar facturas, crearás nuevas facturas en cuestión de segundos.
12. Control de las obligaciones fiscales
Impuesto sobre la Renta (Declaración 130).
Para comprobar y controlar las obligaciones fiscales, abre «Contabilidad» → «Informes» y selecciona «Declaración 130 (Informe)».
Selecciona el año fiscal y el trimestre actual o anterior. La declaración se presenta cada tres meses del 1 al 20 del mes siguiente. Por ejemplo, para el primer trimestre, el informe se presenta del 1 al 20 de abril.
Después de hacer clic en «Generar tabla», aparecerán los siguientes datos:
- Campo 01 – ingresos totales desde el inicio del año sin incluir el IVA.
- Campo 02 – gastos deducibles del autónomo (por ejemplo, cotizaciones sociales, servicios contables).
- Campo 03 – diferencia entre ingresos y gastos.
- Campo 04 – se calcula como 20% del importe del campo 03.
- Campo 05 – importe de los pagos anticipados del impuesto sobre la renta de trimestres anteriores.
- Campo 06 – importe del impuesto sobre la renta retenido en las facturas que has emitido.
- Campo 19 – importe total a pagar por el trimestre indicado.
IVA (Declaración 303).
Para controlar las obligaciones de IVA:
- Abre «Contabilidad» → «Informes».
- Selecciona «Declaración 303».
- En el campo «Período» indica «Este trimestre» y haz clic en «Generar».
- Campo 046 – total de IVA para el período seleccionado.
- Si el importe es positivo, debes pagarlo al estado.
- Si el importe es negativo, no es necesario pagar IVA.
- Con doble clic en los campos de la declaración puedes ver el desglose por documentos.
13. Conclusión
Ahora puedes registrar ingresos en el sistema en la sección «Ventas → Factura emitida» y controlar tus obligaciones fiscales.
En las próximas lecciones te explicaremos cómo registrar los gastos del autónomo y presentar las declaraciones trimestrales usando 1C:Gestión Integral.
¡Gracias por tu atención!