Регистрация доходов - Исходящая фактура
1. Введение
В этом уроке мы расскажем как зарегистрировать доходы автономо в программе 1C:Gestión Integral, создавать исходящие фактуры и контролировать Ваши налоговые обязательства.
2. Создание исходящей фактуры
2.1 Создание новой фактуры и навигация
Для того чтобы зарегистрировать исходящую фактуру, перейдите в раздел «Продажи» → «Исходящая фактура». В данном окне будут отображаться все Ваши зарегистрированные фактуры. Пока здесь пусто, потому что ни одной фактуры не было создано, давайте создадим вашу первую фактуру в системе.
Для этого нажмите «Создать».
Открылось новое окно с названием Исходящая фактура (создание).
Вы можете видеть все Ваши открытые окна вверху в виде вкладок. Вы можете перемещаться между открытыми вкладками кликая по ним мышкой. Справа на вкладке есть значок Закрыть. Для удобства навигации в системе Вы можете закрыть неиспользуемые вкладки если их открыто слишком много.
2.2 Основные кнопки и разделы исходящей фактуры
В первый раз при заполнении фактуры Вы должны ввести много данных. В последствии создание фактуры будет значительно проще. Вы сможете копировать уже созданные фактуры и также выбирать из списка уже созданные Вами карточки Покупателя и Товары или Услуги.
Для того чтобы создать исходящую фактуру Вам необходимо заполнить все обязательные поля, которые подчеркнуты красным. Не переживайте, если какое-то из полей Вы не заполните система подскажет Вам об этом указав ошибку при попытке провести фактуру. Главное, чтобы данные которые Вы заполняете были корректными, будьте внимательны при вводе данных. Если Вы допустили ошибку или опечатку - ничего страшного, Данные можно будет отредактировать в последствии, но важно все правки если они необходимы внести в систему до начала отчетного периода, чтобы система правильно рассчитала Ваши налоговые обязательства.
Вкладки необходимые для заполнения - это вкладка Основное, Товары и услуги и Условия оплаты. Остальные разделы имеют дополнительный характер. Например, во вкладке Счета учета и налоги Вы увидите отражение налоговых начислений по вашей фактуре. А во вкладке Оплаты будет отображаться Поступление средств на банковский счет от покупателя, которые можно связать с этой фактурой.
Основные кнопки:
- Записать - это кнопка сохранения, нажимая ее Вы сохраняете документ с внесенными изменениями.
- Провести - означает принятие фактуры к бухгалтерскому и налоговому учету в программе.
- Провести и закрыть - принятие к учету и закрытие документа.
Давайте приступим к заполнению.
3. Вкладка Основное. Дата и карточка Покупателя
3.1 Выбор даты
Поле Номер документа оставьте пустым, номер фактуры подставится автоматически.
Выберите Дату фактуры.
Для того чтобы система правильно начисляла налоги по фактуре и формировала корректные налоговые декларации Вам необходимо ввести в систему все Ваши исходящие фактуры с начала текущего года. Если Вы зарегистрировали Ваш автономо только в этом году, укажите все поступления и фактуры с момента начала вашей деятельности.
По умолчанию дата устанавливается текущая. Если Вы регистрируете фактуру за прошедший период, измените дату, нажав на значок календаря. Дата принятия к бухгалтерскому учету измениться автоматически в соответствии с датой фактуры.
3.2 Создание карточки Покупателя
Далее необходимо ввести данные вашего клиента создав карточку покупателя.
В строке «Покупатель» откройте раскрывающийся список и выберите «Показать все». Здесь Вы увидите, что некоторые записи уже предопределены. Тут же будут отображаться все созданные Вами записи Ваших дебиторов. Для создания записи Покупателя Вам необходимо иметь следующие данные: его имя и фамилию, как в документах, если это физ. лицо, либо полное название компании в случаем если Ваш клиент юр лицо. Также важно знать налоговый номер и адрес регистрации.
В случае если Вы оказали услугу или продали товар физическому лицу и не имеете возможности узнать его налоговую информацию Вы можете выбрать в списке Acreedor o deudor desconocido - неидентифицированное физическое лицо.
Если у Вас нет вида деятельности, который разрешает Вам вести розничную торговлю, сумма фактуры не идентифицированному покупателю не должна превышать 400 евро, включая НДС. Если у Вас есть такой вид деятельности, то разрешенный лимит суммы фактуры составляет 3000 евро, включая НДС.
Создайте карточку нового клиента. Для этого выберите поле «Дебиторы и кредиторы» и нажмите Создать.
Выберите является ли клиент юридическим или физическим лицом.
Если клиент зарегистрирован в стране ЕС, прежде всего необходимо проверить зарегистрирована ли компания в ROI (Регистре операторов Евросоюза).
Чтобы проверить, зарегистрирован ли Ваш контрагент в ROI (Реестре Европейских Операторов) и имеет ли он VAT Number Евросоюза, откройте браузер и введите в строке поиска "VIES VAT number validation". Затем перейдите на официальный сайт Европейской комиссии. На странице выберите страну резидентства клиента, введите его налоговый номер и нажмите "Verify". Если контрагент зарегистрирован в ROI, в обновленном окне появится надпись "Yes, valid VAT number" зелёного цвета. Если регистрации нет, появится красная надпись "No, invalid VAT number for cross-border transactions within the EU".
Если клиент не зарегистрирован в ROI, его необходимо указать в карточке Покупателя как физическое лицо, даже если это компания. В этом случае система автоматически установит налоговый режим операции по умолчанию в значение "Полуостров Испании и Балеарские острова" и начислит НДС Испании.
Укажите страну регистрации. Нажмите Показать все и выберите из списка нужную страну, либо введите международный код страны или название страны на испанском языке в строке поиска. Нажмите Выбрать.
Если Ваш клиент находится не в Испании появится строка Документ идентификации для налоговой инспекции, где необходимо выбрать соответствующий документ. Если клиент резидент страны ЕС, необходимо ввести налоговый номер NIF-IVA (ROI) или в противном случае указать, что это налоговый номер страны регистрации и ввести его значение.
Для Испанской компании или резидента Испании – физического лица введите номер налогового документа NIF/NIE.
Введите полное Название компании, как указано в регистрационных документах, в договоре или счете.
Контактная информация.
Для правильного учета вводите для контрагента Адрес регистрации! Без адреса регистрации система не сможет корректно установить налоговый режим операции и учесть фактуру.
В случае если Вы не знаете полного адреса вашего клиента, обязательно введите страну и населенный пункт, а для Испании индекс для автоматического определения Провинции. Если страна вашего контрагента — это Россия - будьте внимательны, проверьте не попадает ли Ваш товар или услуга под санкции.
Остальные поля заполнять не обязательно, введите их, если они Вам потребуются в дальнейшем. Контактная информация будет отображаться в Ваших фактурах.
После внесения всех необходимых данных, сохраните карточку клиента нажав «Записать и закрыть». Теперь Вы можете выбрать данного контрагента из списка дебиторов нажав Выбрать.
Выберите Адрес фактурации покупателя. Если система не подтянула его автоматически из карточки клиента, выберите заново покупателя в соответствующем поле. Если и после этого адрес фактурации у клиента отсутствует, то нажмите Ввести, заполните все поля и нажмите «ОК». От адреса фактурации зависит установка по умолчанию значения поля "Налоговый режим".
4. Вкладка Основное. Налоговый режим операции
Система по умолчанию устанавливает налоговый режим, анализируя условия поставщика, покупателя и географию операции. При этом система считает, что регистрируется операция по продаже товара, не меняйте значения этого поля, если в Вашей фактуре есть хотя бы один товар.
А для продажи только услуг в страны, находящиеся за пределами Евросоюза, другие страны Евросоюза, зарегистрированным операторам Евросоюза, на Канарские острова, необходимо изменить значения поля налоговый режим вручную по следующим правилам:
1: Продажа ТОЛЬКО УСЛУГ в страны, находящиеся за пределами Евросоюза и на Канарские острова или Сеуту и Мелийю: Выберите в списке и установите в поле Налоговый режим операции значение «Не облагается НДС» и затем выберите и установите в поле Причина отсутствия НДС альтернативу «По правилам месторасположения…».
2: Продажа ТОЛЬКО УСЛУГ в другие страны Евросоюза, только зарегистрированным операторам Евросоюза (имеют членство в ROI и VAT Number): Выберите в списке и установите в поле Налоговый режим операции значение «Обращение налогоплательщика» и затем, в поле Причина отсутствия НДС поместите строку «Inversión del sujeto pasivo (art. 6.1.m) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre».
В остальных случаях не меняйте вручную налоговый режим. Если у Вас есть вопросы или сомнения по учету налогов в исходящей фактуре, проконсультируйтесь со специалистом, который ведет Ваш учет и сдает отчетность.
5. Вкладка Основное. Настройки печати
Теперь настроим параметры печати для этой фактуры.
-
Если Ваш клиент находится за пределами Испании, поставьте галочку «Печатать фактуру в международном формате». В этом случае документ будет содержать текст как на испанском, так и на английском языке.
-
Если Вы ежемесячно выставляете фактуру за услуги, предоставленные в течение месяца, Вы можете указать период фактурации в фактуре, в таблице, на закладке «Товары и услуги», добавляя в строки с услугами даты начала и окончания периода фактурации. Если Вы хотите, чтобы период фактурации выводился на печатную форму фактуры, поставьте галочку в соответствующем поле. Если это не требуется, оставьте поле пустым.
-
Если Вы не хотите, чтобы на печатной форме фактуры печаталось состояние фактуры по оплате (по данным системы, не реальной жизни), снимите галочку «Печатать сумму к оплате».
Нажмите Записать, чтобы сохранить введенные данные.
6. Вкладка Товары и услуги
6.1 Создание карточки Товара/Услуги
Далее необходимо ввести данные о товаре или услуге. Для этого откройте вкладку «Товары и услуги» и нажмите «Добавить».
В таблице появится новая строка. Нажмите «Показать все», чтобы открыть список уже созданных товаров и услуг. В дальнейшем при выставлении фактур Вы сможете выбирать нужные позиции из этого списка. Если нужной позиции в списке нет, нажмите «Создать», чтобы добавить новую.
Заполнять поле «Группа» не обязательно, оно используется только, если Вы хотите вести иерархический справочник товаров и услуг.
Введите название услуги или товара так, чтобы оно было кратким и понятным. Название можно вводить на русском, испанском или английском языке. Заполните только одно поле, и затем включите автоперевод, нажав кнопку «Да» рядом с другими языками.
На испанском языке название товара или услуги должно соответствовать Вашей деятельности и быть правильным. Если сомневаетесь в автопереводе, воспользуйтесь контекстным словарем или посоветуйтесь с бухгалтером, который ведет Ваш учет.
Выберите соответствующий тип: «Товар» или «Услуга».
Выберите единицу измерения товара или услуги из стандартного справочника. Со всеми сомнениями обращайтесь к бухгалтеру.
Ставка НДС автоматически установлена в 21%. В карточке товара или услуги ставка НДС должна быть установлена как она принята для операций внутри полуостровной Испании и Балеарских островов. Не изменяйте его из-за географии операции: продажи в другие страны Евросоюза, за пределы Евросоюза или Канарские острова. При продаже в другие страны ЕС, за пределы ЕС или на Канарские острова система автоматически применит нужную ставку НДС.
Выберите группу бухгалтерского учета из выпадающего списка. Нажмите «Показать все» и из списка выберите «Работы и услуги по основной деятельности». Группа бухгалтерского учета обязательна для заполнения. Она определяет правила автоматического бухгалтерского учета документов: установка по умолчанию счетов учета доходов и расходов для операций продаж и закупок.
Нажмите «Записать и закрыть». Теперь выберите созданную услугу двойным нажатием на нее или кнопкой «Выбрать».
6.2 Заполнение таблицы Товаров и Услуг
- В таблице введите количество единиц (или часов) в поле под единицей измерения.
- Введите цену в поле справа по диагонали. Итоговая сумма рассчитается автоматически, как количество умноженное на цену.
Вводите цену без НДС и в валюте EUR.
- Если Вы выписываете фактуру за месяц работы, укажите период фактурации в полях «Начало» и «Конец» периода фактурации. Нажмите на окошко два раза и выберите нужную дату, нажав на Календарь. Вы можете выводить эти данные на печатную форму фактуры, отметив соответствующий переключатель на закладке «Основное», как указано ранее в Настройках печати документа.
Нажмите «Записать», чтобы сохранить внесенные изменения.
7. Вкладка Условия Оплаты
7.1 Форма оплаты
Последняя вкладка для заполнения — Условия оплаты, где необходимо выбрать, в какой форме была или будет произведена оплата.
Перейдите во вкладку «Условия оплаты» и в поле Форма оплаты из выпадающего списка выберите подходящий вариант. Если деньги поступили либо должны поступить на Ваш счет — выберите «Банковский перевод» и далее укажите Ваш счет в поле Банковский счет получателя.
Вы можете завести любое количество счетов, которые используете, включая счета в платежных системах. Название счета отразится в поле для быстрого выбора, так как Вы его зарегистрировали ранее при создании карточки Моя компания или при добавлении счета. Данный счет будет отображен в вашей исходящей фактуре, на него поступит оплата.
7.2 Отсрочка платежа
Обратите внимание, что по умолчанию установлено условие оплаты 100% предоплата. Вы можете изменить это и установить различные условия – от частичной предоплаты до постоплаты в несколько этапов.
Настройка отсрочки платежа.
- В поле «Доля предоплаты» укажите процент предоплаты (например, 50%), а оставшиеся 50% распределите по графику платежей.
- Если предоплата не требуется, укажите 0%, а оставшиеся 100% – через график платежей.
Создание графика платежей.
- В разделе «Таблица» нажмите «Добавить» и добавьте одну или несколько строк.
- Укажите долю оплаты в процентах или фиксированную сумму платежа.
- Определите количество дней отсрочки – в столбце «Дата оплаты» отобразится срок, к которому платеж должен быть совершен.
До наступления этой даты фактура не будет отображаться в отчете по дебиторской задолженности.
Как посмотреть задолженность.
После проведения такая фактура будет отображаться в двух местах:
- Продажи → Отчеты → Задолженность по интервалам
- Финансы → Отчеты → Задолженность по интервалам
Как задолженность отображается в отчетах.
Фактура отразится двумя строками:
- Первая строка – сумма предоплаты (если предусмотрена). Если она не была оплачена вовремя, на следующий день она будет просроченной.
- Вторая строка – оставшаяся сумма с учетом указанной отсрочки.
Например, если предоплата составляет 50%, а оставшиеся 50% подлежат оплате через 25 дней, система покажет:
- Сумму предоплаты как просроченную, если она не была оплачена вовремя.
- Оставшуюся сумму как еще не просроченную (до истечения 25 дней).
По истечении срока задолженность перейдет в разряд просроченной и будет распределена по интервалам 30, 60, 90 дней.
7.3 Проведение фактуры
Если у Вас есть копия этой фактуры, которую Вы отправляли ранее Вашему покупателю в другой форме, прикрепите ее к фактуре в подчиненном меню «Прикрепленные файлы».
Теперь все данные введены, и Вы можете принять фактуру к учету, нажав «Провести».
8. Вкладка Счета учета и Налоги
В проведенной и не проведённой фактуре на вкладке «Счета учета и налоги» Вы можете посмотреть начисления налогов по данной фактуре, которые система создала автоматически.
Если фактура имеет налоговый режим отличный от «Полуостров Испании или Балеарские острова», налоговых начислений в ней не будет.
9. Информация о фактуре
Созданная фактура будет отображена в разделе Продажи → Исходящая фактура.
- Красный кружок — фактура проведена, но оплата пока не зарегистрирована в системе.
- Серый кружок — фактура сохранена, но не проведена. Чтобы принять к учету, необходимо открыть фактуру и нажать «Провести».
- Зелёный кружок — фактура полностью оплачена.
Редактирование и удаление фактуры.
Если Вам необходимо изменить данные в фактуре до регистрации оплаты, откройте её и внесите изменения, затем нажмите «Провести и закрыть». Если Вы создали фактуру по ошибке, её можно удалить:
- Выделите фактуру.
- В меню «Еще» нажмите «Отменить проведение».
- В меню «Еще» выберите «Пометить на удаление».
- Фактура будет удалена автоматически в течение суток.
10. Сохранение фактуры на компьютер
Если Вам необходимо отправить фактуру клиенту, Вы можете сохранить её на свой компьютер:
- Нажмите на кнопку «Исходящая фактура» со значком принтера.
- Откроется файл фактуры для печати.
- Нажмите на значок «Дискеты» и выберите удобный формат (PDF, Excel или Word).
11. Копирование фактуры
Если Вам нужно создать фактуру по той же услуге или товару для того же покупателя, вводить данные заново не потребуется. Вы можете просто скопировать уже созданную фактуру:
- Откройте Продажи → Исходящая фактура.
- Выберите нужный документ.
- Нажмите «Еще» → «Скопировать» (F9) или воспользуйтесь кнопкой копирования.
- В новом документе измените дату, а при необходимости — скорректируйте сумму.
- Нажмите «Провести и закрыть».
Этот способ удобен, если у Вас есть постоянные клиенты. Используя метод копирования фактур, Вы будете создавать новые фактуры за несколько секунд.
12. Контроль налоговых обязательств
Подоходный налог (Декларация 130).
Чтобы проверить и контролировать налоговые обязательства, откройте «Бухгалтерия» → «Отчеты» и выберите «Декларация 130 (Отчет)».
Выберите финансовый год и текущий или предыдущий квартал. Декларация подается раз в три месяца с 1 по 20 число следующего месяца. Например, за первый квартал отчёт подаётся с 1 по 20 апреля.
После нажатия «Сформировать таблицу», появятся следующие данные:
- Поле 01 — суммарный доход с начала года без учета НДС.
- Поле 02 — вычитаемые расходы автономо (например, социальные взносы, бухгалтерское обслуживание).
- Поле 03 — разница между доходами и расходами.
- Поле 04 — рассчитывается как 20% от суммы в поле 03.
- Поле 05 — сумма предоплат подоходного налога за предыдущие кварталы.
- Поле 06 — сумма удержанного подоходного налога в выставленных Вами фактурах.
- Поле 19 — итоговая сумма к уплате за указанный квартал.
НДС (Декларация 303).
Для контроля обязательств по НДС:
- Откройте «Бухгалтерия» → «Отчеты».
- Выберите «Декларация 303».
- В поле «Период» укажите «Этот квартал» и нажмите «Сформировать».
- Поле 046 — итог по НДС за выбранный период.
- Если сумма положительная, её необходимо уплатить государству.
- Если сумма отрицательная, платить НДС не нужно.
- Двойным нажатием на поля декларации можно посмотреть расшифровку по документам.
13. Завершение
Теперь Вы можете регистрировать доходы в системе в разделе «Продажи → Исходящая фактура» и контролировать налоговые обязательства.
В следующих уроках мы расскажем вам, как регистрировать расходы автономо и подавать квартальные декларации с помощью 1C:Gestión Integral.
Спасибо за внимание!