Регистрация расходов - Входящая фактура
Общая информация
В Испании индивидуальные предприниматели (autónomos) могут учитывать расходы, связанные с их профессиональной деятельностью, чтобы снизить налогооблагаемую базу. Однако все расходы должны быть обоснованными и подтверждёнными фактурами, которые должны быть выписаны на Ваши налоговые реквизиты (NIF/NIE, адрес, имя). Без фактур можно зарегистрировать списание взносов в Соцзащиту, медицинских страховок и банковских комиссий.
Профессиональные расходы autónomo
К профессиональным расходам относятся оплата бухгалтерских и налоговых услуг (включая расходы на регистрацию autónomo), аренда офиса или коворкинга, подписки на программы, необходимые для работы, покупка канцелярских принадлежностей и другие расходы, непосредственно связанные с реализацией Вашей профессиональной деятельности.
Покупка техники (например, ноутбука)
Если оборудование используется как в профессиональных, так и в личных целях, можно вычесть только ту часть стоимости, которая соответствует профессиональному использованию. Например, если ноутбук используется 50% для работы, то в расход применяется только половина его стоимости.
Коммунальные услуги
Если Вы используете часть своего жилья для работы, можно принять в расход 30% от стоимости коммунальных услуг, пропорционально площади, используемой для профессиональной деятельности.
Например, если 20% Вашей квартиры занимает рабочее пространство, то сумма, принимаемая в расход, составит 30% от 20% стоимости коммунальных услуг. Налоговая может устроить выездную проверку, чтобы убедиться в том, что Вы правильно рассчитали площадь. В этом случае может потребоваться разрешение от арендодателя.
Для принятия стоимости аренды жилья в расход необходимо, чтобы Вам выписывали отдельную фактуру на рабочее помещение с НДС и удержанием подоходного налога с реквизитами автономо. Также необходимо, чтобы квартира была зарегистрирована в налоговой как локаль, с прямым влиянием на деятельность с указанием кадастрового номера, и процента использования под деятельность. Процент не должен быть выше 30%.
Расходы на содержание автомобиля
Эти расходы можно включить в расход только если Ваша деятельность напрямую связана с перевозками (например, Вы работаете курьером или водителем). Если автомобиль используется и для работы, и для личных целей, налоговая Испании не разрешает вычитать его содержание из налогооблагаемой базы.
Расходы без фактур
Некоторые расходы не требуют наличия фактуры, но могут быть учтены:
- Взносы в Социальное обеспечение (Seguridad Social).
- Оплата медицинской страховки (до 500€ в год на одного члена семьи).
- Банковские комиссии, связанные с предпринимательской деятельностью.
Автоматический вычет в Modelo 100
При подаче годовой налоговой декларации (Modelo 100) индивидуальные предприниматели, применяющие метод упрощённой прямой оценки (Estimación Directa Simplificada), могут воспользоваться автоматическим вычетом в размере 5% (7% в 2023 году) от выручки, но не более чем на 2000 евро. Этот вычет предназначен для покрытия неподтвержденных расходов, например, мелких бизнес-затрат, которые не всегда оформляются фактурой.
Таким образом, учёт расходов помогает снизить налоговую нагрузку, но важно, чтобы все затраты были обоснованы и соответствовали требованиям налоговой службы Испании.
1. Введение
В этом уроке мы разберём, как правильно зарегистрировать расходы по фактуре. Все фактуры, принимаемые в расход, должны содержать Ваш NIF/NIE, имя и адрес фактурации. Эти данные обычно требуются при открытии учетных записей в интернет-магазинах. Если Вы делаете покупки, относящиеся непосредственно к Вашей деятельности, в обычных магазинах, при расчетах попросите, чтобы Вам выписали фактуру. Обычного чека (фактура симплификада) недостаточно. При себе рекомендуем иметь заметку с Вашими реквизитами, которую Вы сможете показать продавцу или кассиру.
2. Регистрация расхода по фактуре
2.1 Входящая фактура
Если Вам необходимо зарегистрировать входящую фактуру от поставщика за пределами Испании, а также если фактура содержит множество строк, откройте раздел Закупки, затем выберите Входящая фактура и нажмите Создать. Обязательные для заполнения поля отмечены красным подчеркиванием.
Поле «Номер» оставьте пустым — система автоматически присвоит фактуре номер. Дату входящей фактуры выберите, нажав на значок календаря, если необходимо.
Далее укажите поставщика. Поиск по списку зарегистрированных компаний работает сразу, если Вы начнете набирать название. Если поставщик еще не зарегистрирован, нажмите «Показать все», затем «Создать», чтобы добавить новую карточку. В карточке поставщика укажите его статус: юридическое или физическое лицо (autónomo). Внесите страну регистрации, налоговый номер, полное название компании или имя и фамилию, если это физлицо. Добавьте адрес регистрации поставщика, указанный в фактуре. После этого нажмите «Записать и закрыть», затем выберите созданного поставщика из списка.
Система автоматически подставит налоговый режим в зависимости от страны регистрации поставщика. Обычно это поле изменять не требуется. Далее необходимо выбрать «Территорию потребления товаров и услуг». Если Ваш autónomo зарегистрирован на континентальной части Испании или Балеарских островах, выберите «Полуостров Испании и Балеарские острова». Если регистрация autónomo на Канарских островах, выберите «Канарские острова, Сеута и Мелилья».
В поле «Внешний идентификатор» укажите номер входящей фактуры, который указан в полученном документе.
Далее перейдите во вкладку Товары и услуги, нажмите «Показать все» → «Создать», чтобы добавить товар или услугу. Заполнять поле «Группа» не обязательно. Введите название товара или услуги так, чтобы оно было кратким и понятным. Вносить название можно на русском, испанском или английском языке. Вы можете заполнить одно поле, затем включить автоперевод, нажав кнопку «Да» рядом с другими языками.
Важно, чтобы на испанском языке название соответствовало тому, что указано во входящей фактуре. Если есть сомнения, можно воспользоваться контекстным словарем или проконсультироваться с бухгалтером.
Вы можете объединять несколько позиций входящей фактуры в одну, например, если фактура содержит несколько строк с разными канцелярскими принадлежностями, Вы можете зарегистрировать товар "Канцелярские принадлежности" и ввести эти несколько строк суммарно одной строкой.
Выберите тип: «Товар» или «Услуга». Укажите единицу измерения, как это указано в фактуре. Ставка НДС автоматически установится в 21%. В карточке товара или услуги она должна быть такой, как принята для операций внутри полуостровной Испании и Балеарских островов. Изменять ставку НДС в карточке товара не нужно, даже если она отличается в конкретной сделке.
Далее необходимо выбрать группу бухгалтерского учета. Нажмите «Показать все», затем из списка выберите соответствующую категорию.
| Группа бухгалтерского учета для товаров и услуг | Когда применяется |
|---|---|
| Услуги аренды и сборы | Затраты на аренду помещений, оборудования, техники, а также различные административные и разрешительные сборы |
| Таможенные пошлины | Расходы, связанные с импортом/экспортом товаров, включая таможенные сборы, пошлины и иные таможенные платежи |
| Товары | Расходы на закупку материальных ценностей (сырье, материалы, готовая продукция, товары для перепродажи). |
| Прочие услуги | Услуги, не вошедшие в другие категории (например, бухгалтерские, консультационные, IT-услуги, подписки на сервисы). |
| Страховые премии | Платежи по договорам страхования (имущества, ответственности, здоровья и т. д.). |
| Реклама и связи с общественностью | Затраты на маркетинг, PR-акции, продвижение в соцсетях, медийную рекламу и спонсорство. |
| Ремонты и вывод из эксплуатации | Расходы на текущий и капитальный ремонт, обслуживание оборудования, а также утилизацию и демонтаж активов. |
| Услуги банков | Комиссии за расчетно-кассовое обслуживание, эквайринг, конвертацию валют, кредитные проценты (если не капитализируются). |
| Услуги независимых профессионалов | Оплата услуг внешних экспертов, аудиторов, юристов, оценщиков и других специалистов. |
| Коммунальные услуги | Затраты на электроэнергию, водоснабжение, отопление, газ, вывоз мусора и прочие аналогичные услуги. |
| Налоги, сборы и закупки от имени третьих лиц | Налоги (кроме основных, например, НДС или налога на прибыль), госпошлины, а также закупки, осуществляемые по агентским договорам. |
| Работы и услуги по основной деятельности | Затраты, непосредственно связанные с профильной деятельностью компании (например, для строительной фирмы — субподрядные работы, для IT-компании — аутсорс разработки) |
| Услуги транспортировки | Расходы на логистику, перевозку грузов, курьерские услуги, топливо для служебного транспорта (если не относится к основным расходам). |
После заполнения нажмите «Записать и закрыть», затем выберите созданную услугу двойным нажатием или кнопкой «Выбрать».
В таблице товаров и услуг Вы можете указать, с какой деятельностью связан этот расход. В поле «Проект» нажмите «Показать все» и выберите:
- «Actividad operativa», если это операционные расходы
- «Actividad de inversión», если расход связан с инвестициями
По умолчанию установлено значение «Actividad operativa».
Введите количество единиц в поле «Количество» и укажите цену за единицу в поле «Цена». Цена всегда указывается без НДС и в валюте евро, если Вы не используете мультивалютный учет. Общая сумма рассчитается автоматически.
После этого необходимо выбрать способ оплаты. Перейдите во вкладку «Условия оплаты» и выберите нужный вариант из списка. Если платеж осуществляется через банк, выберите «Банковский перевод». Если оплата производится наличными, выберите «Наличные».
По умолчанию установлена 100% предоплата, но это значение можно изменить. Вы можете указать частичную предоплату или настроить оплату в несколько этапов. Подробнее о настройке отсрочки платежа можно посмотреть в уроке «Регистрация доходов -- Исходящая фактура» 7.2 Отсрочка платежа.
Когда все данные введены, нажмите «Записать», чтобы сохранить информацию. Далее прикрепите файл входящей фактуры. Для этого перейдите в Присоединенные файлы, нажмите «Добавить», затем «Выбрать с диска» и загрузите файл фактуры с компьютера.
После этого нажмите «Провести и закрыть», чтобы принять входящую фактуру к учету.
2.2 Быстрый ввод входящих фактур - Поставщик из Испании
Чтобы зарегистрировать расход по фактуре от испанского поставщика, откройте раздел «Закупки», затем под разделом Сервис нажмите Ввод входящих фактур.
Эта функция создана для быстрой регистрации поставщиков из Испании и позволяет внести данные всего за несколько шагов.
В новой вкладке заполните данные. Поля обязательные для заполнения отмечены красным подчеркиванием.
Заполнение:
Откройте полученную фактуру, так как все данные для ввода Вы будете брать именно из неё.
Сначала заполните поле «Внешний идентификационный номер» — это номер фактуры поставщика, указанный обычно в заголовке, в поле «Número».
Далее укажите дату фактуры. Для этого нажмите на значок календаря и выберите нужную дату или введите дату с цифровой клавиатуры. Дата фактуры может отличаться от даты принятия к учету.
По закону, входящие фактуры можно принимать к учету в течение 4 лет, если у Вас есть на это основание.
Теперь внесите данные поставщика.
Введите или скопируйте NIF компании, её полное название и адрес. Чтобы заполнить адрес, нажмите три точки рядом с полем и перенесите данные из фактуры. Если поставщик уже зарегистрирован в системе, его данные будут заполнены автоматически после ввода NIF.
Укажите название товара или услуги на испанском языке. Вы можете просто скопировать его из фактуры. В этом случае создастся новая карточка товара или услуги с указанными параметрами. Вы можете отредактировать эту запись позже, дополнив ее названиями на других языках, если они включены.
Затем перейдите к параметрам учёта. В поле «Группа бухгалтерского учёта» нажмите «Показать все» и выберите подходящую категорию.
| Группа бухгалтерского учета для товаров и услуг | Когда применяется |
|---|---|
| Услуги аренды и сборы | Затраты на аренду помещений, оборудования, техники, а также различные административные и разрешительные сборы |
| Таможенные пошлины | Расходы, связанные с импортом/экспортом товаров, включая таможенные сборы, пошлины и иные таможенные платежи |
| Товары | Расходы на закупку материальных ценностей (сырье, материалы, готовая продукция, товары для перепродажи). |
| Прочие услуги | Услуги, не вошедшие в другие категории (например, бухгалтерские, консультационные, IT-услуги, подписки на сервисы). |
| Страховые премии | Платежи по договорам страхования (имущества, ответственности, здоровья и т. д.). |
| Реклама и связи с общественностью | Затраты на маркетинг, PR-акции, продвижение в соцсетях, медийную рекламу и спонсорство. |
| Ремонты и вывод из эксплуатации | Расходы на текущий и капитальный ремонт, обслуживание оборудования, а также утилизацию и демонтаж активов. |
| Услуги банков | Комиссии за расчетно-кассовое обслуживание, эквайринг, конвертацию валют, кредитные проценты (если не капитализируются). |
| Услуги независимых профессионалов | Оплата услуг внешних экспертов, аудиторов, юристов, оценщиков и других специалистов. |
| Коммунальные услуги | Затраты на электроэнергию, водоснабжение, отопление, газ, вывоз мусора и прочие аналогичные услуги. |
| Налоги, сборы и закупки от имени третьих лиц | Налоги (кроме основных, например, НДС или налога на прибыль), госпошлины, а также закупки, осуществляемые по агентским договорам. |
| Работы и услуги по основной деятельности | Затраты, непосредственно связанные с профильной деятельностью компании (например, для строительной фирмы — субподрядные работы, для IT-компании — аутсорс разработки) |
| Услуги транспортировки | Расходы на логистику, перевозку грузов, курьерские услуги, топливо для служебного транспорта (если не относится к основным расходам). |
В разделе «Тип» укажите «Услуга», так как в данном случае регистрируется оказанная услуга, а не товар.
Проверьте, чтобы поля «Ставка НДС» и «Единицы измерения» соответствовали данным из фактуры.
В поле «Сумма» введите стоимость услуги без учёта НДС. Система автоматически рассчитает налог, и в поле «Сумма с НДС» отобразится итоговая сумма.
Если фактура уже оплачена, поставьте галочку в поле «Оплачено» и укажите дату платежа и Ваш банковский счет, с которого была произведена оплата. Документ оплаты будет создан автоматически. Если оплата ещё не произведена или Вы предпочитаете создавать платежи, используя интеграцию с банком, оставьте поле пустым.
Нажмите «Создать и провести», чтобы фактура была внесена в систему и принята к учёту.
После этого появится всплывающее окно с запросом на прикрепление файла фактуры.
У Вас есть обязанность хранить первичные документы. Они могут понадобиться в случае налоговой проверки. Поэтому мы рекомендуем загружать отсканированную копию входящей фактуры или ее оригинал, полученный в электронном виде, прикрепив файл.
3. Просмотр и копирование
Все зарегистрированные входящие фактуры можно найти в разделе «Закупки» → «Входящая фактура». Здесь отображаются все Ваши расходы, оформленные по фактурам.
Если рядом с фактурой стоит серый кружок, это означает, что она сохранена в системе, но еще не проведена. Чтобы принять её к учёту, выделите нужную фактуру и нажмите правой клавишей мыши. Из выпадающего меню нажмите «Провести». Либо в меню «Еще» - «Провести». После этого кружок изменится на красный, что означает, что фактура проведена, но пока не оплачена.
Если при регистрации фактуры была отмечена галочка «Оплачено», после проведения кружок станет зелёным, что подтверждает её оплату.
Копирование фактуры
Если у вас есть повторяющиеся платежи, например, ежемесячные расходы на бухгалтерское сопровождение, нет необходимости каждый раз вводить новую фактуру вручную. Можно просто скопировать уже существующую.
Для этого выделите нужную фактуру, нажмите значок копирования или кликните правой кнопкой мыши и выберите «Скопировать».
Откроется новое окно с копией фактуры. Во вкладке «Основное» обязательно измените дату на ту, которая указана в новой фактуре, и заполните поле «Внешний идентификатор» — это номер новой фактуры, указанный в полученном документе.
После этого нажмите «Записать», чтобы внести фактуру в систему.
Затем прикрепите файл новой входящей фактуры. Для этого перейдите во вкладку «Присоединённые файлы», нажмите «Добавить» → «Выбрать с диска», затем загрузите файл с вашего компьютера.
Когда файл загружен, вернитесь во вкладку «Основное» и нажмите «Провести и закрыть». Теперь новая фактура с актуальными данными появится в системе, а Вам не придется заполнять все поля вручную.
Удаление фактуры
Если фактура была создана по ошибке, её можно удалить до тех пор, пока она не будет зарегистрирована в государственных системах или не попадет в отчетность. Для этого выделите нужный документ, кликните правой кнопкой мыши и выберите «Пометить на удаление». Рядом с фактурой появится значок крестика, и она будет удалена из системы в течение суток. Если фактуру удалить уже невозможно, Вы можете создать корректировочную фактуру на ее основании. Корректировочная фактура зарегистрирует полную или частичную отмену фактуры в системе.
4. Завершение
Теперь Вы знаете, как правильно регистрировать расходы autónomo по фактуре. Не забывайте своевременно фиксировать все затраты, которые напрямую связаны с Вашей деятельностью, чтобы учёт был точным и корректным.
В следующем уроке мы расскажем как внести в систему расходы без фактур (списания с банковского счета в Seguridad Social, отчисления по медицинскому страхованию и банковские комиссии, напрямую связанные с деятельность автономо).
Спасибо за внимание!