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Registro de gastos - Factura recibida

Información general​

En España, los autónomos pueden deducir gastos relacionados con su actividad profesional para reducir la base imponible. Sin embargo, todos los gastos deben estar justificados y respaldados por facturas emitidas a tus datos fiscales (NIF/NIE, dirección, nombre). Sin factura, solo se pueden registrar aportes a la Seguridad Social, seguros médicos y comisiones bancarias.

Gastos profesionales del autónomo​

Los gastos profesionales incluyen servicios contables y fiscales (incluyendo los gastos de registro como autónomo), alquiler de oficina o coworking, suscripciones a programas necesarios para el trabajo, compra de material de oficina y otros gastos directamente vinculados a tu actividad.

Compra de equipos (ej. portátil)​

Si el equipo se usa tanto para fines profesionales como personales, solo se deduce la parte correspondiente al uso profesional. Por ejemplo, si un portátil se usa 50% para trabajo, solo se aplica la mitad de su costo.

Servicios públicos​

Si usas parte de tu vivienda para trabajar, puedes deducir el 30% del costo de los servicios públicos, proporcional al espacio destinado a la actividad.
Ejemplo: si el 20% de tu piso es espacio de trabajo, el gasto deducible será el 30% del 20% del costo de los servicios. Hacienda puede inspeccionar para verificar el cálculo. En ese caso, podría requerirse permiso del arrendador.

Para deducir el alquiler, la factura debe estar emitida específicamente al autónomo con IVA y retención de IRPF, y el inmueble debe registrarse en Hacienda como "local" con porcentaje de uso profesional (no superior al 30%).

Gastos de vehículo​

Solo son deducibles si tu actividad está directamente relacionada con transportes (ej. repartidor). Si el coche es mixto, Hacienda no permite deducir sus gastos.

Gastos sin factura​

Algunos gastos no requieren factura:

  • Aportes a la Seguridad Social.
  • Seguro médico (hasta 500€/año por familiar).
  • Comisiones bancarias vinculadas a la actividad.

Deducción automática en Modelo 100​

Los autónomos bajo Estimación Directa Simplificada pueden aplicar una deducción automática del 5% (7% en 2023) de los ingresos, con un máximo de 2000€, para cubrir gastos no documentados.

1. Introducción​

En esta lección aprenderás a registrar gastos con factura. Todas las facturas deben incluir tu NIF/NIE, nombre y dirección. Si compras en tiendas físicas, solicita factura (no vale el ticket simplificado). Lleva una nota con tus datos para facilitar el proceso.

2. Registro de gastos con factura​

2.1 Factura recibida​

Para registrar una factura de un proveedor extranjero o con múltiples líneas, ve a Compras → Factura recibida → Crear. Los campos obligatorios están subrayados en rojo.

  • Número: Déjalo vacío (se asignará automáticamente).
  • Fecha: Selecciona la fecha de la factura.
  • Proveedor: Busca o crea uno nuevo con sus datos fiscales.
  • Territorio: Selecciona "Península y Baleares" o "Canarias, Ceuta y Melilla".
  • ID externo: Ingresa el número de factura del proveedor.

En Productos/servicios:

  1. Añade cada ítem con nombre, tipo (producto/servicio), unidad y precio sin IVA.
  2. Selecciona la categoría contable adecuada (ver tabla).
  3. Asigna el proyecto: Actividad operativa (gastos corrientes) o Actividad de inversión.

En Condiciones de pago:

  • Elige método (transferencia/efectivo).
  • Configura plazos si es necesario.

Adjunta la factura en Archivos y haz clic en Registrar y cerrar.

2.2 Facturas rápidas (proveedores españoles)​

Usa Compras → Entrada rápida de facturas para proveedores locales. Completa:

  • Número y fecha de factura.
  • NIF, nombre y dirección del proveedor.
  • Descripción del producto/servicio (en español).
  • Categoría contable y tipo (producto/servicio).
  • Precio sin IVA: el sistema calcula el total.

Marca Pagado si ya lo está y adjunta la factura. Haz clic en Crear y registrar.

3. Consulta y gestión​

En Compras → Facturas recibidas:

  • Círculo gris: Factura guardada (no registrada). Haz clic en Registrar.
  • Rojo: Registrada (no pagada).
  • Verde: Pagada.

Copiar factura: Útil para gastos recurrentes (ej. mensualidades). Modifica fecha y número antes de registrar.

Eliminar: Solo posible antes de su declaración fiscal. Usa Marcar para eliminar o crea una factura rectificativa.

4. Conclusión​

Ahora sabes registrar gastos con factura. En la próxima lección cubriremos gastos sin factura (Seguridad Social, seguros, comisiones).