Исходящая фактура

Документ Исходящая фактура используется для фактурации продаж покупателям. При проведении программа отражает операцию в учете и налоговых расчетах, регистрирует задолженность покупателя и обновляет данные о фактурации в связанных документах.

Исходящую фактуру можно создать:

• на основании Заказа покупателя;
• на основании Отгрузки товаров;
• путем копирования ранее созданной фактуры;
• напрямую, без документа-основания.

Фактурация, отгрузка товаров, оказание услуг и получение оплаты — связанные части продажи, но они не обязательно происходят одновременно. Например, заказ может быть полностью отгружен, но ожидать фактурации, или полностью отфактурирован, но ожидать оплаты.

Важно

Эта статья объясняет, как используется Исходящая фактура в процессе продаж. О создании фактуры с нуля и заполнении ее полей см. в статье Регистрация доходов — Исходящая фактура.

Для чего нужна исходящая фактура

Исходящая фактура позволяет:

• выставлять фактуры за товары и услуги;
• регистрировать задолженность покупателя;
• отражать продажу в бухгалтерском учете и налоговых расчетах;
• проводить полную или частичную фактурацию операции;
• сохранять связь с Заказом покупателя или Отгрузкой товаров;
• контролировать оплаченные и неоплаченные суммы;
• формировать печатную форму для отправки покупателю;
• отслеживать обработку фактуры в Veri*Factu, если эта функция включена.

Создание исходящей фактуры

Способ создания фактуры зависит от того, как оформлена операция.

Если операция уже зарегистрирована другим документом, обычно удобнее создать фактуру на его основании. Программа сохранит связь между документами, и информацию о продаже не придется вводить повторно.

На основании Заказа покупателя

На основании одного Заказа покупателя можно создать одну или несколько исходящих фактур.

При создании Исходящей фактуры из заказа программа переносит данные операции и связывает документы. После этого в Заказе покупателя можно проверить, какая часть заказа уже отфактурирована, а какая еще ожидает фактурации.

Заказ можно отфактурировать:

• полностью одной фактурой;
• только в части товаров или услуг;
• по отдельным этапам операции;
• отдельными фактурами на разные части операции.

Если Исходящая фактура уже создана напрямую, ее можно явно связать с Заказом покупателя. Без этой связи сумма фактуры не будет учтена в фактурации заказа.

Предупреждение

Заказ покупателя не заменяет Исходящую фактуру. Заказ позволяет планировать и контролировать операцию, но задолженность покупателя, а также бухгалтерские и налоговые движения регистрируются фактурой.

На основании Отгрузки товаров

Если компания сначала регистрирует физическую отгрузку товаров, Исходящую фактуру можно создать на основании документа Отгрузка товаров.

В этом случае в фактуру переносятся товары, указанные в отгрузке. Так можно выставить фактуру именно на товары, фактически отгруженные со склада, и сохранить связь между документами.

Этот сценарий особенно актуален, когда в настройках Покупки и продажи отключена опция Использовать заказы покупателей и фактуры-проформы.

В зависимости от организации работы фактуру можно выставить как до, так и после отгрузки.

Путем копирования

Если новая фактура похожа на ранее выставленную, ее можно создать путем копирования.

В списке Исходящих фактур выберите подходящий документ и нажмите кнопку копирования рядом с кнопкой Создать или клавишу F9.

Программа откроет новую Исходящую фактуру с текущей датой и данными исходного документа. Перед проведением проверьте:

• покупателя и адрес для выставления фактуры;
• товары и услуги;
• количества, цены и суммы;
• налоговый режим;
• условия оплаты;
• связь с Заказом покупателя или Отгрузкой товаров.

Последний пункт особенно важен, если исходная фактура была создана на основании другого документа: связь должна относиться к новой операции.

Предупреждение

Копирование используется для создания фактуры по новой операции. Оно не предназначено для исправления ранее выставленной фактуры. Для этого используется Корректировочная фактура.

Напрямую

Чтобы создать фактуру без документа-основания, откройте Продажи → Исходящая фактура и нажмите Создать.

Прямое создание подходит для простых операций, для которых не требуется Заказ покупателя или отдельный контроль отгрузки товаров либо оказания услуг.

Если управление складом отключено, отдельные документы для регистрации выбытия товаров обычно не создаются. В этом случае Исходящая фактура также используется для контроля выполнения продажи.

Фактура, созданная напрямую, не изменит состояние фактурации Заказа покупателя, пока между документами не будет установлена связь.

Полная и частичная фактурация заказа

Один Заказ покупателя можно отфактурировать одной исходящей фактурой или несколькими частичными фактурами.

Для частичной фактурации включите в фактуру только те товары, услуги, количества или суммы, которые относятся к текущему этапу операции. Позднее можно создать другие фактуры на оставшуюся часть.

Программа сравнивает сумму Заказа покупателя с общей суммой связанных фактур и показывает состояние фактурации заказа.

Так можно увидеть, что Заказ покупателя:

• ожидает фактурации;
• отфактурирован частично;
• отфактурирован полностью;
• отфактурирован с расхождениями по сравнению с исходной суммой заказа.

Перед проведением новой частичной фактуры проверьте фактуры, которые уже связаны с операцией. Это поможет не выставить фактуру повторно на одну и ту же часть продажи.

Частичная фактурация и частичная отгрузка контролируются отдельно. Например, Заказ покупателя может быть полностью отгружен, но только частично отфактурирован.

Товары и услуги

Роль Исходящей фактуры зависит от состава операции.

Товары

Если управление складом включено, физическое выбытие товаров регистрируется документами Отгрузка товаров.

Фактура может быть выставлена до или после отгрузки. Поэтому полная фактурация заказа сама по себе не означает, что товары уже покинули склад.

Если управление складом отключено, отдельные документы отгрузки не создаются. В этом случае фактурация может использоваться для контроля выполнения операции.

Услуги

В простых процессах фактурация может использоваться как подтверждение того, что услуга оказана.

Если компании нужно контролировать выполнение услуги отдельно, можно использовать функциональность Контроль оказания услуг. В этом случае оказание услуги и фактурация регистрируются как отдельные этапы.

Проведение фактуры

Пока фактура записана, но не проведена, ее данные можно проверить и изменить.

При нажатии Провести или Провести и закрыть программа отражает фактуру в учете и налоговых расчетах. Она также регистрирует задолженность покупателя и обновляет состояние фактурации связанных заказов.

Перед проведением особенно внимательно проверьте:

• дату и номер фактуры;
• покупателя и его адрес для выставления фактуры;
• товары и услуги;
• количества, цены и суммы;
• налоговый режим операции;
• условия оплаты;
• связь с Заказом покупателя или Отгрузкой товаров;
• данные, которые будут выведены в печатной форме.

Если с фактурой уже связаны оплаты или другие документы, перед отменой проведения или изменением фактуры проверьте последствия.

Условия оплаты

Условия оплаты определяют, как и когда покупатель должен оплатить фактуру.

На вкладке Условия оплаты можно указать:

• способ оплаты;
• банковский счет получателя;
• процент предоплаты;
• один или несколько последующих платежей;
• срок каждого платежа.

Условия могут предусматривать полную или частичную предоплату либо несколько последующих платежей.

График платежей используется для расчета сроков оплаты и распределения задолженности покупателя. Если срок платежа прошел, а оплата не зарегистрирована, соответствующая сумма считается просроченной.

Условия оплаты не регистрируют фактическое поступление денег. Они только определяют, когда и каким способом ожидается оплата.

Оплаты и остаток задолженности

Оплаты регистрируются соответствующими документами и связываются с Исходящей фактурой.

Программа сравнивает сумму фактуры со связанными оплатами и рассчитывает:

• оплаченную сумму;
• неоплаченную сумму;
• состояние оплаты.

Оплата может закрывать всю фактуру или только ее часть.

Если покупатель платит до фактурации, предоплату можно связать непосредственно с Заказом покупателя. После создания Исходящей фактуры оплату также можно связать с ней в соответствии с порядком работы, принятым в компании.

На вкладке Оплаты Исходящей фактуры можно увидеть связанные с ней платежи.

Важно

Состояние оплаты рассчитывается по документам, зарегистрированным в программе. Платеж, поступивший на банковский счет, не будет учтен, пока он не зарегистрирован и не связан с соответствующей операцией.

Для анализа неоплаченной и просроченной задолженности используйте отчет Задолженность по срокам, доступный в разделах:

• Продажи → Отчеты → Задолженность по срокам;
• Финансы → Отчеты → Задолженность по срокам.

Контроль операции

Чтобы проверить связь фактуры с другими документами продажи, откройте вкладку Структура документов.

В структуре могут отображаться, например:

• Заказ покупателя;
• документы Отгрузка товаров;
• Исходящие фактуры;
• оплаты, связанные непосредственно с заказом;
• оплаты, связанные с фактурами;
• другие документы, созданные в ходе операции.

Открытый документ выделен полужирным шрифтом. Команда Показывать по текущему объекту позволяет перестроить структуру, используя этот документ как отправную точку.

Эта структура помогает обнаружить:

• товары или услуги, которые еще не отфактурированы;
• фактуры, ожидающие оплаты;
• предоплаты, еще не связанные с фактурой;
• расхождения между суммой заказа и отфактурированной суммой;
• документы, созданные для разных этапов одной операции.

Фактура-проформа

Фактура-проформа — отдельный документ, который можно использовать, когда покупателю нужен формальный документ до выставления окончательной фактуры, например для внесения предоплаты.

Фактура-проформа:

• не формирует бухгалтерские проводки;
• не регистрирует задолженность;
• не заменяет Исходящую фактуру;
• может быть создана на полную сумму или на часть Заказа покупателя.

Во многих операциях создавать Фактуру-проформу не требуется. Печатную форму Заказа покупателя можно использовать, чтобы представить покупателю согласованные товары, услуги, цены и условия.

Когда наступает момент фактурации продажи, создайте Исходящую фактуру.

Корректировочная фактура

Корректировочная фактура позволяет зарегистрировать исправление, связанное с ранее выставленной Исходящей фактурой.

Исправление может относиться ко всей фактуре или только к части товаров, услуг либо суммы.

Корректировочная фактура всегда создается на основании Исходящей фактуры, которую необходимо исправить. Исходная фактура должна быть однозначно определена, поскольку корректировка связана с ней как в программе, так и для целей налогового учета.

Перед проведением проверьте:

• фактуру, которая корректируется;
• причину корректировки;
• скорректированные товары, услуги или суммы;
• рассчитанные налоги;
• влияние корректировки на задолженность и остаток покупателя.

Исходная фактура должна остаться зарегистрированной. Корректировочная фактура документирует исправление, не заменяя историю операции.

Veri*Factu

Если для компании включена функция Veri*Factu, кроме состояния проведения фактуры нужно контролировать состояние ее обработки в Veri*Factu.

В зависимости от настроек проведение фактуры может запустить или подготовить ее обработку в Veri*Factu.

Если программа показывает ошибку, сначала прочитайте сообщение, а затем изменяйте фактуру или повторяйте операцию. Не создавайте новую фактуру только для повторной отправки: это может привести к дублированию операции.

Настройка Veri*Factu, состояния обработки, отправка записей, исправление ошибок и корректировки будут описаны в отдельной статье.

Печатные формы

Из Исходящей фактуры можно сформировать печатную форму для передачи или отправки покупателю.

Доступны, в частности:

• обычная печатная форма фактуры;
• международный формат на испанском и английском языках;
• вывод периода фактурирования услуг;
• вывод неоплаченной суммы.

Неоплаченная сумма в печатной форме рассчитывается по оплатам, зарегистрированным в программе.

Чтобы сохранить печатную форму на компьютере:

1. Откройте Исходящую фактуру.
2. Нажмите кнопку Исходящая фактура со значком принтера.
3. В окне печатной формы нажмите значок дискеты.
4. Выберите нужный формат: PDF, Excel или Word.