Заказ покупателя

Заказ покупателя — основной документ для планирования продажи и контроля ее выполнения.

В нем регистрируются заказанные покупателем товары и услуги, согласованные цены, условия оплаты и другие данные, необходимые для подготовки отгрузки, оказания услуг и выставления фактур.

По мере создания связанных документов Заказ покупателя позволяет проверить:

• какая сумма выставлена покупателю;
• какая сумма оплачена;
• какие товары отгружены;
• оказаны ли услуги;
• в каком состоянии находится операция.

Заказ покупателя объединяет в одном месте коммерческую информацию и данные о ходе выполнения операции. Сам по себе он не формирует бухгалтерские проводки и не регистрирует задолженность покупателя.

Когда использовать Заказ покупателя

Заказ покупателя можно использовать, когда необходимо:

• зарегистрировать заказ, полученный от покупателя;
• подготовить коммерческое предложение;
• согласовать цены и условия до выставления фактуры;
• контролировать продажу, которая выполняется в несколько этапов;
• выставлять фактуры или принимать оплату частями;
• координировать выставление фактур, получение оплаты и отгрузку товаров;
• контролировать общее состояние операции.

В простых операциях Заказ покупателя также можно использовать как основание для непосредственного создания фактуры.

В сложных операциях он позволяет сохранить связь между всеми документами, созданными в процессе работы.

Создание Заказа покупателя

При создании Заказа покупателя укажите общие данные операции:

• покупателя;
• договор, если он используется;
• дату, если она отличается от текущей;
• валюту. По умолчанию Заказ покупателя оформляется в евро, но при необходимости можно выбрать другую валюту. Для работы с другими валютами должна быть включена опция Использовать мультивалютный учет;
• условия оплаты, если согласована отсрочка платежа или скидка за досрочную оплату;
• ответственного за операцию;
• другие необходимые коммерческие данные.

Важно

Мультивалютный учет обычно используется для регистрации фактур иностранных поставщиков в исходной валюте, но также позволяет оформлять документы продажи в других валютах.

После этого добавьте товары и услуги, заказанные покупателем.

Если включена опция Использовать систему управления складом, можно воспользоваться функцией Подбор по остаткам. Она позволяет найти товары и посмотреть их остаток, зарезервированное количество, ожидаемые поступления и доступное количество.

В Заказе покупателя не нужно указывать склад, с которого будут отгружены товары. Склад выбирается позже, при оформлении отгрузки.

Перед продолжением работы проверьте покупателя, цены, налоги и условия оплаты. Эти данные будут использоваться при создании фактур и других связанных документов.

Товары и услуги

Один Заказ покупателя может содержать товары, услуги или и то и другое.

Для каждой строки выберите товар или услугу и укажите количество. Остальные данные программа заполняет автоматически; при необходимости некоторые из них можно изменить.

Основные данные строки:

• Товар или услуга — выберите нужную позицию.
• Количество — укажите заказанное количество.
• Единица измерения — заполняется автоматически из карточки выбранного товара или услуги.
• Цена — может заполняться автоматически по выбранному типу цен. При необходимости ее можно изменить вручную.
• Ставка налога — заполняется автоматически из карточки товара или услуги.
• Сумма — рассчитывается автоматически без учета НДС и удержания IRPF.

Дополнительные данные:

• Описание для покупателя — укажите, если в печатных формах нужно использовать другой текст. Если поле заполнено, оно заменяет обычное наименование товара или услуги.
• Скидка — укажите, если она применяется.
• Комментарий — добавьте при необходимости. Он включается в описание в печатных формах.

Тип цен может заполняться автоматически, если он указан в карточке покупателя.

Товары

Отгрузка товаров может регистрироваться складскими документами.

Если включена функциональность Управление складом, Заказ покупателя позволяет контролировать отгруженное количество по связанным складским документам.

Если функциональность Управление складом отключена, программа не может контролировать физическую отгрузку с помощью складских документов. В этом случае выставление фактуры можно использовать как признак того, что товары отгружены.

Услуги

В простых процессах выставление фактуры можно использовать как подтверждение того, что услуга оказана.

Если компании необходимо контролировать выполнение услуги отдельно, можно использовать функциональность Контроль оказания услуг.

Она позволяет указать, какие услуги требуют контроля, и разделить их на следующие виды:

• Разовая услуга — услуга, выполнение которой контролируется один раз. Контроль начинается с даты Заказа покупателя.
• Услуга по графику — услуга, выполнение которой контролируется в периоды, заданные календарем.

Если контролируемая услуга добавлена в Заказ покупателя, контроль ее выполнения начинается автоматически. Создавать дополнительный документ не требуется.

В процессе выполнения можно регистрировать:

• состояние услуги;
• ответственного;
• степень выполнения;
• плановые сроки;
• комментарии и связанные файлы.

Состояния можно настроить в соответствии с рабочим процессом компании. Например: Не начата, Сбор документов, В работе и Завершена. Переход между состояниями может выполняться вручную или с помощью настроенных в системе автоматических действий.

Цены и скидки

Цены можно указывать вручную или заполнять автоматически по выбранному типу цен.

Чтобы использовать типы цен, включите опцию Использовать типы цен в настройках Покупки и продажи. После этого можно создавать типы цен и документы установки цен для товаров и услуг.

Тип цен определяет, какие цены будут предложены в Заказе покупателя. Он может автоматически заполняться из карточки покупателя или выбираться непосредственно в документе.

Для каждого товара или услуги система использует цену из последнего документа установки цен, который соответствует выбранному типу цен и дата которого не превышает дату Заказа покупателя.

Если дата Заказа покупателя предшествует датам всех документов установки цен, содержащих этот товар или услугу, цена автоматически не заполнится.

После заполнения цен проверьте рассчитанные суммы. При необходимости можно изменить цену вручную или применить скидку.

Совет

Если цены изменились, повторно выберите тип цен, чтобы заново заполнить цены, действующие на дату Заказа покупателя.

Использование в качестве коммерческого предложения

Для Заказа покупателя предусмотрена печатная форма, которую можно отправить покупателю как коммерческое предложение или подтверждение заказа.

В большинстве операций создавать Фактуру-проформу не требуется: сам Заказ покупателя можно использовать для согласования с покупателем товаров, услуг, цен и условий.

Фактура-проформа — отдельный документ. Ее можно создать, например, когда покупателю нужен формальный документ для внесения предоплаты.

Фактура-проформа:

• не формирует бухгалтерские проводки;
• не регистрирует задолженность;
• не заменяет Исходящую фактуру;
• может быть создана на полную сумму или на часть Заказа покупателя.

Выставление фактур

На основании одного Заказа покупателя можно создать одну или несколько фактур.

Это позволяет выставить фактуру:

• на всю операцию сразу;
• только на часть товаров или услуг;
• на отдельные этапы операции.

При создании фактуры на основании Заказа покупателя программа заполняет ее остатками к фактурации. Она учитывает уже связанные с заказом фактуры, поэтому в новый документ попадают только еще не отфактурованные количество и сумма.

Это те же данные, которые отображаются в отчете Заказы покупателей в показателе К фактурации.

Перед сохранением фактуры можно изменить предложенный состав строк, количество и другие доступные данные.

Выставленная сумма рассчитывается по фактурам, связанным с Заказом покупателя.

Связь можно установить:

• при создании фактуры на основании Заказа покупателя;
• при явной привязке уже существующей фактуры к Заказу покупателя.

Программа сравнивает сумму Заказа покупателя с общей суммой связанных фактур и показывает состояние выставления фактур.

Предупреждение

Заказ покупателя не заменяет Исходящую фактуру. Задолженность покупателя и бухгалтерские проводки регистрируются фактурой или другими соответствующими документами.

Оплаты

Заказ покупателя позволяет контролировать, какую сумму покупатель оплатил по операции.

Оплаченная сумма определяется по:

• платежам, связанным с фактурами Заказа покупателя;
• платежам, связанным непосредственно с Заказом покупателя.

Это позволяет работать как с оплатами после выставления фактуры, так и с предоплатами.

При получении предоплаты платеж можно связать непосредственно с Заказом покупателя. Позже, после выставления фактуры, оплату также можно связать с ней в соответствии с принятым в компании порядком работы.

Программа сравнивает сумму операции с зарегистрированными платежами и показывает состояние оплаты.

Отгрузка товаров

Если компания использует управление складом, отгрузка регистрируется складскими документами.

При использовании Заказов покупателей документы отгрузки можно создавать на основании Заказа покупателя. Это не обязательно, но удобно: все документы операции остаются связанными, а ход ее выполнения можно контролировать непосредственно из заказа.

При создании документа отгрузки на основании Заказа покупателя программа заполняет его остатками к отгрузке. Она учитывает уже связанные с заказом документы отгрузки, поэтому в новый документ попадают только еще не отгруженные товары.

Это те же данные, которые отображаются в отчете Заказы покупателей в показателе К отгрузке.

Перед сохранением документа можно изменить предложенный состав строк, количество и другие доступные данные.

Отгрузка может быть выполнена:

• полностью;
• несколькими частичными отгрузками;
• с одного или нескольких складов.

Заказ покупателя сравнивает заказанное количество с количеством, зарегистрированным в связанных документах отгрузки.

Таким образом можно проверить, какие товары:

• еще не отгружены;
• отгружены частично;
• отгружены полностью.

Если в настройках Покупки и продажи отключена опция Использовать заказы покупателей и фактуры-проформы, можно сначала зарегистрировать отгрузку, а затем создать фактуру на основании документа отгрузки.

Если управление складом отключено, отдельные документы для регистрации списания товаров не создаются. В этом случае для определения хода выполнения операции используется выставление фактур.

Контроль выполнения операции

Для контроля выполнения Заказа покупателя можно использовать:

• состояния в списке заказов;
• отчет Заказы покупателей;
• структуру связанных документов.

Состояния Заказа покупателя

Состояние операции можно посмотреть непосредственно в списке Заказов покупателей. Система показывает отдельные колонки для разных аспектов выполнения:

Выставление фактур	Оплата	Отгрузка

В каждой колонке используется цветной значок, показывающий соответствующее состояние.

Значок	Значение
	Не выставлено, не оплачено или не отгружено.
	Выставлено, оплачено или отгружено частично.
	Выставлено, оплачено или отгружено полностью.
	Выставлено, оплачено или отгружено с превышением.
	Смешанное состояние с превышением и недостатком по разным строкам заказа. Оно может появиться, например, если одни товары или услуги выставлены либо отгружены в количестве больше заказанного, а другие — в меньшем.

Система рассчитывает состояния, сравнивая данные Заказа покупателя со связанными документами:

• состояние выставления фактур — по связанным фактурам;
• состояние оплаты — по зарегистрированным платежам;
• состояние отгрузки — по связанным складским документам.

Эти индикаторы позволяют быстро определить, ожидает ли операция выполнения, выполнена ли она частично или полностью либо зарегистрирована с расхождениями.

Отчет «Заказы покупателей»

Для подробного контроля выполнения заказа используйте отчет Заказы покупателей.

Его можно открыть непосредственно из Заказа покупателя с помощью одноименной команды со значком отчета. В этом случае отчет будет отфильтрован по текущему заказу.

Если открыть отчет из списка заказов, в него попадут выбранные в списке заказы. Чтобы выбрать несколько заказов, используйте клавиши Shift или Ctrl.

Отчет позволяет сравнить заказанные, отгруженные, отфактурованные и оплаченные количества и суммы.

В нем доступны, среди прочего, следующие показатели:

• заказано — количество и сумма;
• к отгрузке — количество и сумма;
• отгружено — количество и сумма;
• к фактурации — количество и сумма;
• отфактуровано — количество и сумма;
• сумма к оплате;
• оплаченная сумма;
• остаток к оплате.

Данные можно детализировать по компании, покупателю, Заказу покупателя, товару или услуге и документу-регистратору.

Для типовых задач предусмотрены готовые варианты отчета:

• Заказы к оплате;
• Заказы к отгрузке;
• Частично оплаченные заказы;
• Подробный отчет.

При необходимости состав полей, группировки, отборы и сортировку отчета можно изменить в его настройках.

Связанные документы

Для работы со связанными документами откройте вкладку Структура документов.

Она доступна в Заказе покупателя и в других связанных документах и показывает, как документы связаны между собой. В структуре могут отображаться:

• фактуры, созданные на основании Заказа покупателя;
• оплаты, связанные непосредственно с Заказом покупателя;
• оплаты, связанные с его фактурами;
• документы отгрузки;
• другие документы операции.

Открытый документ выделяется полужирным шрифтом. С помощью команды Показывать по текущему объекту можно перестроить структуру, используя его как начальную точку.

Из структуры можно перейти к связанному документу, проверить его или внести необходимые изменения. Например, можно открыть ранее зарегистрированную предоплату и связать ее с фактурой, если это не было сделано при создании фактуры.

Изменение и завершение Заказа покупателя

Пока операция выполняется, Заказ покупателя можно изменить, если изменились согласованные с покупателем условия.

После изменения количества, цен или состава заказа программа пересчитает его состояния и показатели в отчете Заказы покупателей.

Когда операция выставлена, оплачена и товары отгружены либо услуги оказаны в соответствии с согласованными условиями, Заказ покупателя можно считать выполненным.