Orden de venta
La Orden de venta es el documento principal para planificar una venta y controlar su ejecución.
En ella se registran los productos y servicios solicitados por el cliente, los precios acordados, las condiciones de pago y otros datos necesarios para preparar la entrega, la prestación de servicios y la facturación.
A medida que se crean los documentos relacionados, la Orden de venta permite comprobar:
- qué importe se ha facturado;
- qué importe se ha cobrado;
- qué productos se han entregado;
- si los servicios se han prestado;
- en qué estado se encuentra la operación.
La Orden de venta reúne en un solo lugar la información comercial y los datos sobre el avance de la operación. Por sí misma, no genera asientos contables ni registra una deuda del cliente.
Cuándo utilizar una Orden de venta
Puedes utilizar una Orden de venta cuando necesites:
- registrar un pedido recibido de un cliente;
- preparar una oferta comercial;
- acordar precios y condiciones antes de facturar;
- controlar una venta que se ejecutará en varias etapas;
- facturar o cobrar parcialmente;
- coordinar la facturación, los cobros y la entrega de productos;
- controlar el estado general de una operación.
En operaciones sencillas, también puedes utilizar la Orden de venta como base para crear directamente una factura.
En operaciones complejas, permite conservar la relación entre todos los documentos creados durante el proceso.
Creación de una Orden de venta
Al crear una Orden de venta, indica los datos generales de la operación:
- cliente;
- contrato, si se utiliza;
- fecha, si no coincide con la fecha actual;
- moneda. De forma predeterminada, la Orden de venta se registra en euros, pero puedes seleccionar otra moneda cuando sea necesario. Para trabajar con otras monedas, debe estar activada la opción Utilizar la contabilidad de varias monedas;
- condiciones de pago, si se ha acordado un aplazamiento o un descuento por pronto pago;
- responsable de la operación;
- otros datos comerciales necesarios.
La contabilidad multimoneda se utiliza habitualmente para registrar en su moneda original las facturas de proveedores extranjeros, aunque también permite crear documentos de venta en otras monedas.
Después, añade los productos y servicios solicitados por el cliente.
Si está activada la opción Utilizar sistema de gestión de almacenes, puedes utilizar la función Selección por existencias. Esta función permite buscar productos y consultar sus existencias, las cantidades reservadas, las entradas esperadas y la cantidad disponible.
En la Orden de venta no es necesario indicar el almacén desde el que se entregarán los productos. El almacén se selecciona más adelante, al preparar la entrega.
Antes de continuar, comprueba que el cliente, los precios, los impuestos y las condiciones de pago sean correctos. Estos datos se utilizarán al crear las facturas y otros documentos relacionados.
Productos y servicios
Una misma Orden de venta puede incluir productos, servicios o ambos.
Para cada línea, selecciona el producto o servicio e indica la cantidad. El resto de los datos se completa automáticamente; algunos pueden modificarse cuando sea necesario.
Datos principales de la línea:
- Producto o servicio. Selecciona el elemento correspondiente.
- Cantidad. Indica la cantidad solicitada.
- Unidad de medida. Se completa automáticamente a partir de la ficha del producto o servicio seleccionado.
- Precio. Puede completarse automáticamente según el tipo de precio seleccionado. También puedes modificarlo manualmente.
- Tipo impositivo. Se completa automáticamente a partir de la ficha del producto o servicio.
- Importe. El programa lo calcula automáticamente sin incluir el IVA ni la retención de IRPF.
Datos adicionales:
- Descripción para el cliente. Indícala si necesitas mostrar un texto distinto en los formularios impresos. Cuando se rellena este campo, sustituye al nombre habitual del producto o servicio.
- Descuento. Indícalo si corresponde.
- Comentario. Añádelo cuando necesites incluir información adicional. Se incorpora a la descripción en los formularios impresos.
El tipo de precio puede completarse automáticamente si está indicado en la ficha del cliente.
Productos
La entrega de productos puede registrarse mediante documentos de almacén.
Si está activada la funcionalidad Gestión de almacén, la Orden de venta permite controlar las cantidades entregadas a partir de los documentos de almacén relacionados.
Si la funcionalidad Gestión de almacén está desactivada, el programa no puede controlar la entrega física mediante documentos de almacén. En este caso, la facturación puede utilizarse como referencia para considerar que los productos han sido entregados.
Servicios
En procesos sencillos, la emisión de la factura puede utilizarse como confirmación de que el servicio se ha prestado.
Cuando la empresa necesita controlar la ejecución del servicio por separado, puede utilizar la funcionalidad Control de prestación de servicios.
Esta funcionalidad permite indicar qué servicios requieren seguimiento y distinguir entre:
- Servicio puntual: servicio que se controla una sola vez. El control comienza a partir de la fecha de la Orden de venta.
- Servicio programado: servicio cuya ejecución se controla en los periodos definidos por un calendario.
Si un servicio sujeto a control se añade a una Orden de venta, el seguimiento de su ejecución comienza automáticamente. No es necesario crear otro documento.
Durante la ejecución pueden registrarse:
- el estado del servicio;
- el responsable;
- el grado de avance;
- los plazos previstos;
- comentarios y archivos relacionados.
Los estados pueden adaptarse al proceso de trabajo de la empresa. Por ejemplo: No iniciado, Recopilación de documentos, En curso y Finalizado. El cambio de estado puede realizarse manualmente o mediante acciones automáticas configuradas en el sistema.
Precios y descuentos
Los precios pueden introducirse manualmente o completarse automáticamente según el tipo de precio seleccionado.
Para utilizar tipos de precios, activa la opción Utilizar tipos de precios en los ajustes de Compras y ventas. Después podrás registrar los tipos de precios y crear documentos de fijación de precios para productos y servicios.
El tipo de precio determina qué precios se proponen en la Orden de venta. Puede completarse automáticamente a partir de la ficha del cliente o seleccionarse directamente en el documento.
Para cada producto o servicio, el sistema utiliza el precio del último documento de fijación de precios que corresponda al tipo de precio seleccionado y cuya fecha no sea posterior a la fecha de la Orden de venta.
Si la fecha de la Orden de venta es anterior a las fechas de todos los documentos de fijación de precios que contienen ese producto o servicio, el precio no se completará automáticamente.
Después de completar los precios, comprueba los importes calculados. Puedes cambiar un precio manualmente o aplicar un descuento cuando sea necesario.
Si los precios han cambiado, vuelve a seleccionar el tipo de precio para completar de nuevo los precios vigentes en la fecha de la Orden de venta.
Utilización como oferta comercial
La Orden de venta dispone de una versión impresa que puedes enviar al cliente como oferta comercial o confirmación del pedido.
En la mayoría de las operaciones no es necesario crear una Factura proforma: la propia Orden de venta puede utilizarse para acordar con el cliente los productos, los servicios, los precios y las condiciones.
La Factura proforma es un documento independiente. Puedes crearla, por ejemplo, cuando el cliente necesita un documento formal para realizar un pago anticipado.
La Factura proforma:
- no genera asientos contables;
- no registra una deuda;
- no sustituye a la Factura emitida;
- puede crearse por el importe total o por una parte de la Orden de venta.
Facturación
A partir de una Orden de venta puedes crear una o varias facturas.
Esto permite facturar:
- toda la operación de una sola vez;
- solo una parte de los productos o servicios;
- diferentes etapas de la operación.
Al crear una factura a partir de la Orden de venta, el programa la completa con los saldos pendientes de facturación. Tiene en cuenta las facturas que ya están relacionadas con la orden, por lo que en el nuevo documento solo se incluyen las cantidades y los importes todavía no facturados.
Son los mismos datos que aparecen en el informe Órdenes de venta en el indicador Pendiente de facturación.
Antes de guardar la factura, puedes modificar las líneas propuestas, las cantidades y otros datos disponibles.
El importe facturado se calcula a partir de las facturas relacionadas con la Orden de venta.
La relación puede establecerse:
- al crear una factura utilizando la Orden de venta como documento base;
- al vincular expresamente una factura existente con la Orden de venta.
El programa compara el importe de la Orden de venta con el importe total de las facturas relacionadas y muestra el estado de facturación.
La Orden de venta no sustituye a la Factura emitida. La deuda del cliente y los asientos contables se registran mediante la factura u otros documentos correspondientes.
Cobros
La Orden de venta permite controlar cuánto ha pagado el cliente por la operación.
El importe cobrado se obtiene de:
- los pagos vinculados a las facturas de la Orden de venta;
- los pagos vinculados directamente con la Orden de venta.
Esto permite trabajar tanto con cobros posteriores a la facturación como con pagos anticipados.
Cuando se recibe un anticipo, el pago puede vincularse directamente con la Orden de venta. Más adelante, después de emitir la factura, el cobro también puede vincularse con ella según el procedimiento utilizado por la empresa.
El programa compara el importe de la operación con los pagos registrados y muestra el estado del cobro.
Entrega de productos
Si la empresa utiliza la gestión de almacén, la entrega se registra mediante documentos de almacén.
Cuando utilizas Órdenes de venta, puedes crear los documentos de entrega a partir de la Orden de venta. No es obligatorio, pero resulta conveniente porque permite mantener relacionados todos los documentos de la operación y controlar su avance desde la propia orden.
Al crear un documento de entrega a partir de la Orden de venta, el programa lo completa con los saldos pendientes de entrega. Tiene en cuenta los documentos de entrega que ya están relacionados con la orden, por lo que en el nuevo documento solo se incluyen los productos todavía no entregados.
Son los mismos datos que aparecen en el informe Órdenes de venta en el indicador Pendiente de entrega.
Antes de guardar el documento, puedes modificar las líneas propuestas, las cantidades y otros datos disponibles.
La entrega puede realizarse:
- completamente;
- en varias entregas parciales;
- desde uno o varios almacenes.
La Orden de venta compara las cantidades solicitadas con las cantidades registradas en los documentos de entrega relacionados.
De este modo, puedes comprobar qué productos:
- todavía no se han entregado;
- se han entregado parcialmente;
- se han entregado completamente.
Si está desactivada la opción Usar órdenes de venta y facturas proforma en los ajustes de Compras y ventas, puedes registrar primero la entrega y crear después una factura utilizando el documento de entrega como base.
Si la gestión de almacén está desactivada, no se crean documentos separados para registrar la salida de los productos. En este caso, la facturación se utiliza como referencia para determinar el avance de la operación.
Control de la ejecución de la operación
Para controlar la ejecución de la Orden de venta puedes utilizar:
- los estados de la lista de órdenes;
- el informe Órdenes de venta;
- la estructura de documentos relacionados.
Estados de la Orden de venta
Puedes consultar el estado de la operación directamente en la lista de Órdenes de venta. El sistema muestra columnas independientes para distintos aspectos de la ejecución:
 Facturación |  Cobro |  Entrega |
|---|
Cada columna utiliza un icono de color para mostrar el estado correspondiente.
| Icono | Significado |
|---|---|
 | No facturado, no cobrado o no entregado. |
 | Facturado parcialmente, cobrado parcialmente o entregado parcialmente. |
 | Completamente facturado, completamente cobrado o completamente entregado. |
 | Facturado con exceso, cobrado con exceso o entregado con exceso. |
 | Estado mixto con exceso y escasez en distintas líneas de la orden. Puede aparecer, por ejemplo, cuando algunos productos o servicios se han facturado o entregado por encima de lo previsto y otros por debajo. |
El sistema calcula los estados comparando los datos de la Orden de venta con los documentos relacionados:
- el estado de facturación se calcula a partir de las facturas relacionadas;
- el estado de cobro se calcula a partir de los pagos registrados;
- el estado de entrega se calcula a partir de los documentos de almacén relacionados.
Estos indicadores permiten comprobar rápidamente si la operación está pendiente, se ha ejecutado parcialmente o por completo, o presenta diferencias.
Informe «Órdenes de venta»
Para controlar en detalle la ejecución de la orden, utiliza el informe Órdenes de venta.
Puedes abrirlo directamente desde la Orden de venta mediante el comando del mismo nombre con el icono de informe. En este caso, el informe se filtrará por la orden actual.
Si abres el informe desde la lista de órdenes, incluirá las órdenes seleccionadas en la lista. Para seleccionar varias órdenes, utiliza las teclas Shift o Ctrl.
El informe permite comparar las cantidades y los importes solicitados, entregados, facturados y cobrados.
Incluye, entre otros, los siguientes indicadores:
- solicitado: cantidad e importe;
- pendiente de entrega: cantidad e importe;
- entregado: cantidad e importe;
- pendiente de facturación: cantidad e importe;
- facturado: cantidad e importe;
- importe pendiente de cobro;
- importe cobrado;
- saldo pendiente de cobro.
Los datos pueden detallarse por empresa, cliente, Orden de venta, producto o servicio y documento registrador.
Para las tareas habituales, el informe incluye varios ajustes predefinidos:
- Órdenes pendientes de cobro;
- Órdenes pendientes de entrega;
- Órdenes cobradas parcialmente;
- Informe detallado.
Cuando sea necesario, puedes modificar los campos, las agrupaciones, los filtros y la ordenación en los ajustes del informe.
Documentos relacionados
Para trabajar con los documentos relacionados, abre la pestaña Estructura de documentos.
Está disponible en la Orden de venta y en otros documentos relacionados y muestra cómo se relacionan entre sí. En la estructura pueden aparecer:
- las facturas creadas a partir de la Orden de venta;
- los cobros vinculados directamente con la Orden de venta;
- los cobros vinculados con sus facturas;
- los documentos de entrega;
- otros documentos de la operación.
El documento abierto aparece destacado en negrita. Mediante el comando Mostrar por el objeto actual puedes reorganizar la estructura utilizando ese documento como punto de partida.
Desde la estructura puedes abrir un documento relacionado, comprobarlo o realizar los cambios necesarios. Por ejemplo, puedes abrir un anticipo registrado anteriormente y vincularlo con una factura si no se hizo al crearla.
Modificación y finalización de la Orden de venta
Mientras la operación está en curso, puedes modificar la Orden de venta si cambian las condiciones acordadas con el cliente.
Después de modificar las cantidades, los precios o la composición de la orden, el programa volverá a calcular sus estados y los indicadores del informe Órdenes de venta.
Cuando la operación se haya facturado y cobrado, y los productos se hayan entregado o los servicios se hayan prestado según las condiciones acordadas, la Orden de venta puede considerarse completada.