Cómo funciona el proceso de ventas
Introducción
La funcionalidad de ventas de 1C:Gestión Integral permite gestionar todo el ciclo comercial de la empresa, desde la formalización de las condiciones de trabajo con el cliente hasta la emisión de facturas y el control de los cobros.
Dependiendo de la forma de trabajo de la empresa, algunos documentos pueden ser opcionales. Por ejemplo, es posible realizar una venta sin contrato previo o emitir una factura sin registrar una orden de venta. Sin embargo, el sistema mantiene la relación entre los documentos para facilitar el control y el seguimiento de cada operación.
Esquema general del proceso
El esquema anterior muestra las relaciones habituales entre los principales documentos y operaciones que intervienen en el proceso de ventas.
Documentos principales del proceso
Contrato con cliente
El contrato define las condiciones comerciales acordadas con el cliente, como las formas de pago, los plazos, los descuentos o cualquier otra condición particular de la relación comercial.
El uso de contratos es opcional y depende de la organización y los procedimientos internos de cada empresa.
Orden de venta
La orden de venta registra la intención de compra del cliente y sirve como punto de partida para la planificación y el seguimiento de la operación comercial.
A partir de una orden de venta es posible generar otros documentos relacionados con el proceso, como facturas proforma o facturas emitidas.
Además, la orden de venta permite controlar el estado de ejecución de la operación, incluyendo la facturación, los cobros y la expedición de productos.
Factura proforma
La factura proforma es un documento informativo que puede generarse a partir de una orden de venta para facilitar su envío al cliente o solicitar un pago antes de la emisión de la factura definitiva.
A diferencia de la orden de venta, la factura proforma no participa en el seguimiento de la operación comercial. No permite controlar el estado de facturación, los cobros ni la expedición de productos.
Su principal finalidad es proporcionar al cliente un documento con el importe a pagar, especialmente en situaciones como pagos anticipados o pagos parciales de una orden de venta.
Factura emitida
La factura emitida constituye el documento fiscal de la operación y refleja la obligación de pago del cliente.
Las facturas pueden generarse a partir de órdenes de venta o crearse directamente cuando el proceso de trabajo así lo requiera.
Además, las facturas emitidas pueden enviarse a los sistemas oficiales de facturación electrónica, como Veri*Factu.
Cobros de clientes
Los cobros de clientes pueden registrarse mediante distintos documentos financieros, como transferencias bancarias entrantes, recibos en efectivo o transferencias cripto entrantes.
Los cobros pueden registrarse antes o después de la emisión de la factura correspondiente. Posteriormente es posible vincular los pagos con las facturas para controlar los saldos pendientes y el estado de las operaciones.
Devoluciones y facturas rectificativas
Cuando sea necesario corregir una operación ya realizada, el sistema permite registrar devoluciones de productos y emitir facturas rectificativas asociadas a las facturas originales.
Estas operaciones garantizan la correcta actualización de los saldos y de la información fiscal.
Escenarios de trabajo habituales
Ciclo completo de ventas
Contrato con cliente → Orden de venta → Factura emitida → Cobros de clientes
Es el escenario más completo y proporciona el máximo nivel de control sobre la operación comercial.
Venta sin contrato
Orden de venta → Factura emitida → Cobros de clientes
Este escenario es habitual para ventas puntuales de productos o servicios cuando las condiciones comerciales son públicas y no requieren un acuerdo específico con el cliente.
Por ejemplo, una asesoría puede ofrecer distintos servicios con tarifas predefinidas. En este caso basta con crear una orden de venta, seleccionar el tipo de precio correspondiente y enviarla al cliente para su aceptación o pago, sin necesidad de formalizar un contrato independiente.
Venta sin orden de venta
Factura emitida → Cobros de clientes
Utilizado cuando la venta se registra directamente sin una fase previa de planificación.
Cobro anticipado
Cobros de clientes → Factura emitida
En determinadas situaciones es posible registrar un cobro antes de emitir la factura correspondiente y vincular ambas operaciones posteriormente.
Uso de factura proforma
Opcionalmente, puede generarse una factura proforma a partir de una orden de venta para solicitar un pago al cliente antes de la emisión de la factura definitiva.
Seguimiento del proceso
El sistema permite controlar en todo momento el estado de las operaciones comerciales y financieras relacionadas con las ventas.
Entre otros aspectos, es posible realizar el seguimiento de:
- Órdenes de venta pendientes.
- Facturas pendientes de emisión.
- Facturas pendientes de cobro.
- Cobros sin vincular.
- Deudas vencidas de clientes.
La trazabilidad entre documentos facilita el acceso a toda la información relacionada con cada operación y permite conocer rápidamente su estado de ejecución.
Artículos relacionados
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