Factura emitida
La Factura emitida registra la facturación al cliente. Al validarla, el programa incorpora la operación a la contabilidad y a los cálculos fiscales, registra la deuda del cliente y actualiza el estado de facturación de los documentos relacionados.
Puedes crear una factura:
- a partir de una Orden de venta;
- a partir de una Expedición de productos;
- directamente, sin utilizar otro documento como base.
La facturación, la expedición de los productos, la prestación de los servicios y el cobro son partes relacionadas de la venta, pero no tienen que realizarse al mismo tiempo. Por ejemplo, una operación puede estar completamente expedicionada y pendiente de facturación, o completamente facturada y pendiente de cobro.
Esta guía explica cómo se utiliza la Factura emitida dentro del proceso de ventas. Para ver cómo crear una factura desde cero y rellenar sus campos, consulta Registro de ingresos — Factura emitida.
¿Para qué sirve?
La Factura emitida permite:
- registrar la facturación de productos y servicios;
- generar la deuda del cliente;
- registrar los movimientos contables y fiscales de la venta;
- facturar una operación de forma total o parcial;
- mantener la relación con la Orden de venta o la Expedición de productos;
- controlar los importes cobrados y pendientes;
- preparar el formulario que se envía al cliente;
- realizar el seguimiento de la factura en Veri*Factu, SII o TicketBAI cuando esta funcionalidad está activada.
Crear una Factura emitida
La forma de crear la factura depende de cómo se haya registrado la operación.
Siempre que exista un documento anterior, suele ser más cómodo utilizarlo como base. De este modo, el programa mantiene la relación entre los documentos y evita introducir de nuevo la información de la venta.
Desde una Orden de venta
A partir de una Orden de venta puedes crear una o varias facturas.
Al crear la Factura emitida desde la orden, el programa utiliza la información de la operación y establece la relación entre ambos documentos. Después puedes comprobar desde la propia Orden de venta qué importe ya se ha facturado y qué parte sigue pendiente.
Puedes facturar:
- toda la operación de una sola vez;
- solo una parte de los productos o servicios;
- una etapa concreta de la operación;
- diferentes partes de la operación mediante varias facturas.
Si ya has creado la factura directamente, puedes vincularla expresamente con la Orden de venta. Esta relación es necesaria para que el programa la tenga en cuenta al calcular el estado de facturación de la orden.
La Orden de venta no sustituye a la Factura emitida. La orden permite planificar y controlar la operación, pero la deuda del cliente y los movimientos contables y fiscales se registran mediante la factura.
Desde una Expedición de productos
Si la empresa registra primero la salida física de los productos, puede crear la factura utilizando una Expedición de productos como documento base.
En este caso, la factura se crea a partir de los productos registrados en la expedición. Esto permite facturar la mercancía que realmente ha salido del almacén y mantener relacionados ambos documentos.
Este escenario se utiliza especialmente cuando está desactivada la opción Usar órdenes de venta y facturas proforma en los ajustes de Compras y ventas.
Dependiendo de la organización del trabajo, la factura puede emitirse antes o después de la expedición.
Directamente
Para crear una factura sin utilizar otro documento como base, ve a Ventas → Factura emitida y haz clic en Crear.
La creación directa resulta adecuada para operaciones sencillas que no requieren una Orden de venta ni un control previo de la expedición o de la prestación del servicio.
Si la gestión de almacenes no está activada, normalmente no se crean documentos separados para registrar la salida de los productos. En este caso, la Factura emitida se utiliza también como referencia para controlar la ejecución de la venta.
Una factura creada directamente no actualizará el estado de una Orden de venta mientras no exista una relación entre ambos documentos.
Facturación total y parcial
Una misma Orden de venta puede facturarse mediante una sola factura o mediante varias facturas parciales.
Para realizar una facturación parcial, incluye en la factura únicamente los productos, servicios, cantidades o importes que correspondan a esa etapa de la operación. Más adelante podrás crear otras facturas para registrar la parte restante.
El programa compara el importe de la Orden de venta con el importe total de las facturas relacionadas y muestra el estado de facturación.
De este modo, puedes comprobar si la operación está:
- pendiente de facturación;
- facturada parcialmente;
- completamente facturada;
- facturada con diferencias respecto a la orden.
Antes de validar una nueva factura parcial, comprueba las facturas que ya están relacionadas con la operación. Esto ayuda a evitar que una misma parte de la venta se facture dos veces.
La facturación parcial y la expedición parcial se controlan por separado. Por ejemplo, una Orden de venta puede estar completamente expedicionada, pero solo parcialmente facturada.
Productos y servicios
El papel de la Factura emitida depende del tipo de contenido de la operación.
Productos
Si la gestión de almacenes está activada, la salida física de los productos se registra mediante documentos de Expedición de productos.
La factura puede emitirse antes o después de la expedición. Por este motivo, el estado de facturación no indica necesariamente que los productos ya hayan salido del almacén.
Si la gestión de almacenes no está activada, no se crean documentos separados de expedición. En este caso, la facturación puede utilizarse como referencia para determinar el avance de la operación.
Servicios
En los procesos sencillos, la emisión de la factura puede utilizarse como confirmación de que el servicio se ha prestado.
Cuando la empresa necesita controlar la ejecución del servicio por separado, puede utilizar el documento Control de prestación de servicios. De este modo, la prestación y la facturación se registran como etapas independientes.
Validar la factura
Mientras la factura está guardada pero no validada, puedes revisar y modificar sus datos.
Al hacer clic en Validar o Validar y cerrar, el programa acepta la factura para la contabilidad y los cálculos fiscales. También registra la deuda del cliente y actualiza los estados de los documentos relacionados.
Antes de validar, comprueba especialmente:
- la fecha y el número de la factura;
- el cliente y su dirección de facturación;
- los productos y servicios;
- las cantidades, precios e importes;
- el régimen fiscal de la operación;
- las condiciones de pago;
- la relación con la Orden de venta o la Expedición de productos;
- los datos que aparecerán en el formulario impreso.
Si la factura ya tiene cobros u otros documentos relacionados, comprueba las consecuencias antes de cancelar su validación o modificarla.
Condiciones de pago
Las condiciones de pago determinan cómo y cuándo debe pagar el cliente.
En la pestaña Condiciones de pago puedes indicar:
- la forma de pago;
- la cuenta bancaria del beneficiario;
- el porcentaje de prepago;
- uno o varios pagos posteriores;
- el plazo previsto para cada pago.
Las condiciones pueden incluir un prepago total, un prepago parcial o varios pagos posteriores.
El calendario de pagos se utiliza para calcular las fechas de vencimiento y distribuir la deuda del cliente. Cuando una fecha de pago ha pasado y el cobro no está registrado, el importe correspondiente se considera vencido.
Las condiciones de pago no registran el cobro real. Solo indican cuándo y de qué forma está previsto recibirlo.
Cobros y saldo pendiente
Los cobros se registran mediante los documentos correspondientes y se vinculan con la Factura emitida.
El programa compara el importe de la factura con los pagos relacionados y calcula:
- el importe cobrado;
- el importe pendiente;
- el estado del cobro.
El pago puede cubrir toda la factura o solo una parte.
Cuando el cliente paga antes de la facturación, el anticipo puede vincularse directamente con la Orden de venta. Más adelante, al emitir la factura, el cobro puede asociarse también con ella según el procedimiento utilizado por la empresa.
En la pestaña Pagos de la factura puedes consultar los cobros que están vinculados con ella.
El estado del cobro se calcula según los documentos registrados en el programa. Un pago recibido en la cuenta bancaria no se tendrá en cuenta hasta que se registre y se vincule con la operación correspondiente.
Para analizar las deudas pendientes y vencidas, utiliza el informe Deudas por periodos, disponible en:
- Ventas → Informes → Deudas por periodos;
- Finanzas → Informes → Deudas por periodos.
Seguimiento de la operación
Para comprobar la relación entre la factura y los demás documentos de la venta, abre la pestaña Estructura de documentos.
La estructura puede mostrar, entre otros:
- la Orden de venta;
- las Expediciones de productos;
- las Facturas emitidas;
- los cobros vinculados directamente con la orden;
- los cobros vinculados con las facturas;
- otros documentos creados durante la operación.
El documento abierto aparece destacado en negrita. Puedes utilizar Mostrar por el corriente objeto para reorganizar la estructura tomando ese documento como punto de partida.
Esta vista ayuda a detectar:
- productos o servicios pendientes de facturación;
- facturas pendientes de cobro;
- pagos anticipados todavía no vinculados con una factura;
- diferencias entre el importe de la orden y el importe facturado;
- documentos creados para distintas etapas de la misma operación.
Factura proforma
La Factura proforma es un documento independiente que puede utilizarse cuando el cliente necesita un documento formal antes de que se emita la factura definitiva, por ejemplo, para realizar un pago anticipado.
La Factura proforma:
- no genera movimientos contables;
- no registra una deuda;
- no sustituye a la Factura emitida;
- puede crearse por el importe total o por una parte de la Orden de venta.
En muchas operaciones no es necesario crear una Factura proforma. La versión impresa de la Orden de venta puede utilizarse para presentar al cliente los productos, servicios, precios y condiciones acordados.
Cuando corresponda registrar la facturación definitiva, debes crear una Factura emitida.
Factura rectificativa
La Factura rectificativa permite registrar una corrección relacionada con una Factura emitida anterior.
La corrección puede afectar a toda la factura o solo a una parte de sus productos, servicios o importes.
La Factura rectificativa se crea siempre a partir de la Factura emitida que se desea corregir. La factura original debe quedar identificada, ya que la rectificación está vinculada a ella tanto en el programa como a efectos fiscales.
Antes de validarla, comprueba:
- la factura que se está rectificando;
- el motivo de la rectificación;
- los productos, servicios o importes corregidos;
- los impuestos calculados;
- el efecto sobre la deuda y el saldo del cliente.
La factura original debe permanecer registrada. La Factura rectificativa documenta la corrección sin sustituir el historial de la operación.
Veri*Factu
Cuando el uso de Veri*Factu está activado para la empresa, además del estado de validación de la factura debes comprobar el estado de su tratamiento en Veri*Factu.
La validación de la factura puede iniciar o preparar su tratamiento en Veri*Factu, según la configuración utilizada.
Si el sistema muestra un error, revisa el mensaje antes de modificar la factura o repetir la operación. No crees otra factura únicamente para intentar realizar de nuevo el envío, ya que esto podría duplicar la operación.
La configuración, los estados, el envío de registros, el tratamiento de errores y las correcciones se explicarán en la guía específica de Veri*Factu.
Formularios impresos
Desde la Factura emitida puedes generar el formulario que se entrega o se envía al cliente.
Entre las opciones disponibles se encuentran:
- el formulario normal de la factura;
- el formato internacional en español e inglés;
- la impresión del período de facturación de los servicios;
- la impresión del importe pendiente de pago.
El importe pendiente que aparece en el formulario se calcula según los cobros registrados en el programa.
Para guardar el formulario en el ordenador:
- Abre la Factura emitida.
- Haz clic en el botón Factura emitida con el icono de impresora.
- En la vista del formulario, haz clic en el icono del disquete.
- Selecciona el formato necesario: PDF, Excel o Word.